У Parimatch Tech для допомоги волонтерам і командам створили 6 Telegram-ботів. Розбираємо на прикладі кейсів

З початку повномасштабної війни команда Parimatch Tech почала створювати допоміжні Telegram-боти. Один дозволяв чітко відстежувати переміщення команди та спрямовувати волонтерів за потреби, другий грав роль тривожної кнопки. Усього в компанії створили шість таких корисних ботів. 

У партнерському матеріалі з Parimatch Tech команда IT Automation розповідає, що саме  вміють боти і як вони вже допомогли.

Які процеси ми автоматизували у воєнний час

Після початку повномасштабної війни у команди одразу виникло гостре бажання допомагати. Ми сильні в IT-сфері, тому вибрали саме цей шлях. Велика кількість наших колег почали збиратися в команди, щоб надавати будь-яку допомогу – інформаційну, координаційну, волонтерську. 

Відразу стало зрозуміло, що запитів дуже багато: наприклад, була потрібна евакуація, фінансова чи волонтерська допомога, інформація та інше. А ресурсів на точкову обробку не вистачало. Тут і виникла ідея автоматизувати наші процеси, і ми почали створювати допоміжні Telegram-боти.

1. «Локатор»

Першим команда створила бота «Локатор», це було 27 лютого. Відразу після запуску до його функцій входила можливість вказати свої ПІБ, поділитися локацією та номером телефону. Ми постійно допрацьовували його, тому зараз у нього є такі можливості:

Для наших спеціалістів:

• передавати локацію;
• передавати ПІБ;
• вказати статус перебування в поточному місці – зупинилися або рухаєтеся;
• якщо людина знаходиться у русі, може вказати, куди прямує;
• відзначити себе як волонтера;
• регулярні повідомлення з пропозицією оновити статус розташування.

Для наших координаторів:

• Інформаційна вебпанель, яка показує такі дані:

1. Карта з відмітками про знаходження людей.
2. Три види тегів на карті:
– людина відзначилася як волонтер і готова допомагати;
– людина перебуває в русі;
– людина залишається на місці.
3. Кожна мітка містила повну інформацію про спеціаліста на основі нашої HRM-системи, де зберігається інформація про спеціалістів.
4. На сторінці був фільтр для відбирання міток, тобто спеціалістів на карті, за параметрами.
5. Пошук за картою. Це доопрацювання допомогло нашим координаторам швидко знаходити район, де потрібна допомога, та дивитися, які волонтери є поблизу.

• Google-таблиця з обмеженим доступом з усіма даними, які збирає бот. Вона оновлюється в онлайн-режимі, з нею можна будувати будь-які фільтри та аналітику.

Основні запити, з якими ми стикалися, – допомога в купівлі ліків, продуктів, кормів для тварин. А ще найчастішим запитом на початку березня були медикаменти «Еутирокc» та «L-тироксин». Тоді вони практично зникли з полиць, і наші піші волонтери влаштовували рейд аптеками.

Одна з найяскравіших історій – це перший запит, який команда координаторів змогла закрити в Харкові. Там була бабуся нашого колеги, яка залишилася зовсім без продуктів і медикаментів. Ми два тижні шукали зовнішніх волонтерів, які б могли допомогти, але на той момент це було ще складно. І тут я вкотре оновлюю карту та бачу, що з’явився наш перший волонтер у Харкові. Ми плакали всією командою.

«Локатор» виявився вкрай корисним. Насамперед координатори могли відстежувати переміщення людей, надавати їм інформаційну підтримку, спрямовувати волонтерів за потреби, а також супроводжувати людей при переміщенні. З іншого боку, аналітика даних дозволяла компанії робити кроки на випередження та відстежувати, куди прямує потік людей, а також ухвалювати деякі стратегічні рішення з погляду бізнесу.

Дізнатись більше про Parimatch Tech

2. PM Volunteer

Наступний бот створили 3 березня. Його розробили на основі бота «Локатор», але призначався він точково під колег, які хотіли допомагати іншим колегам і записувались у волонтери. У цього бота також відразу з’явилася вебпанель для координації.

Однак дуже швидко ми зрозуміли, що охочих допомагати іншим занадто багато і немає сенсу залучати паралельно два боти зі схожим функціоналом. 15 березня ми перевели всіх учасників бота PM Volunteer у бота «Локатор» і тим самим розширили його функціонал. Усередині PM Volunteer ми поставили інформаційну заглушку про це та дали посилання на бота «Локатор».

3. AmPmHelp

Абревіатуру AmPm ми використовували в багатьох наших чатах допомоги. Це відсилання на американський формат вказувати час – до або після обіду. Дуже символічно, оскільки наші координатори, які обробляли звернення, спочатку працювали 24/7.

Отже, сервіс AmPmHelp народився спочатку в корпоративному Slack-месенджері. Організували сервіс, де будь-який спеціаліст може заповнити три форми в Slack:

• запит на евакуацію;
• запит про допомогу;
• пропозицію допомоги.

Усі дані автоматично потрапляли в Google-таблицю, де команда операторів 24/7 обробляла вхідні запитання та передавала їх відповідальним командам. Також запити можна було надіслати особистим повідомленням на окремо створений обліковий запис у Telegram.

Усередині в нас були такі напрями допомоги: 

• Юридичний – сюди потрапляють будь-які юридичні питання, які турбують колег.
• Медикаменти – допомога в пошуку та доставленні ліків, пошуку онлайн/офлайн-консультацій лікарів, а також в логістиці щодо відправлення зібраних ліків.
• Фінансова допомога – усі питання щодо виплат швидкої фінансової допомоги, зарплат, переказів, податків.
• Оренда – пошук житла для наших колег та їхніх сімей, які рухаються з гарячих точок.
• Евакуація – допомога в організації евакуації з гарячих точок.
• Логістика – організація різноманітних перевезень і переміщень.
• Допомога армії – закупівля та доставлення необхідної захисної амуніції, електроніки, медикаментів та іншого для ЗСУ і ТрО.
• Окремий Telegram-канал для волонтерів – сюди потрапляють різні запити на волонтерську допомогу.
• Локація – волонтери, які можуть допомогти в радіусі пішої доступності від себе.

Значна частина запитів надходила з Telegram, де всі звернення писали як особисті повідомлення, які потрібно було обробляти. Прохань було багато, а ми вже тоді призвичаїлися працювати з Telegram-ботами, тому написання ще одного не викликало в нас складнощів. 

Так 3 березня з’явився бот AmPmHelp, який за аналогією зі Slack-формами давав можливість вибрати три варіанти запиту, сам ставив усі потрібні запитання та автоматично відправляв всі заповнені дані в єдину Google-таблицю. Її й обробляла команда координаторів. Таким чином, ми звільнили людський ресурс.

Дізнатись більше про Parimatch Tech

4. PM Women’s day 

Наближалося 8 березня. Ми думали над тим, як привітати жінок, адже на вулицях літають ракети та вибухають бомби. Компанія вирішила все ж порадувати дівчат і привітати їх із жіночим днем.

Для цього 6 березня вони могли відзначити свою локацію через бота – так ми знали, куди доставляти квіти. Реалізація відбулася успішно, квіти доставлені, радість і позитивні емоції у цей нелегкий час отримані.

5. Нововолинськ і допомога переселенцям

7 березня нам надійшов запит від мерії міста Нововолинськ – там хотіли автоматизувати ведення реєстру та допомогу переселенцям. І ми взялися за проєкт із написання чергового бота. Цього разу ми могли охопити ширшу аудиторію, а не лише спеціалістів PM, а отже, допомогти ще більшій кількості людей. У результаті ботом скористалися 1376 людей.

Ми пропрацювали потреби запиту і створили бот з наступним функціоналом:

• Інформаційне розсилання: адміни можуть прямо в Telegram створити розсилку на всіх людей, хто додав бота.
• Розділ найчастіших запитань, де є багаторівнева структура з найкориснішою інформацією.
• Можливість залишити запит про допомогу.
• Можливість запропонувати допомогу фінансову і волонтерську.
• Контактна інформація.

Усі зібрані дані автоматично відправлялися до бази, де вже вели повний реєстр переселенців та обробляли інформацію. Цей бот функціонує і сьогодні.

Дізнатись більше про Parimatch Tech

6. PM Tech Security

Як компанії, нам доводиться думати не лише про безпеку людей, а й про безпеку сервісів. Спеціалісти продовжують працювати віддалено, але всі знаходяться в різних обставинах: комусь вдалося знайти безпечне місце для перебування, а хтось усе ще може залишатися в небезпечних регіонах або переміщатися в пошуках безпечного місця. Усі ці дії супроводжують багато ризиків, пов’язаних з гаджетами.

Щоб убезпечити себе від витоку даних, ми розробили бот тривожної кнопки. У ньому можна:

• пройти верифікацію;
• поділитися своїм місцем розташування;
• натиснути тривожну кнопку, коли є небезпека втратити свої електронні девайси.

Після того, як людина натисне тривожну кнопку, відділ IT Sec отримує повідомлення та миттєво блокує всі облікові записи. 

Додатково в бота є вебпанель, яка показує місце перебування працівників і їхні статуси. Є і функціонал оцінки ризиків. У вебпанель можна додавати небезпечні зони й отримувати сповіщення про те, що хтось із працівників зараз там перебуває.

Дізнатись більше про Parimatch Tech