Сократили рабочее время на 17%: как мы за месяц создали бота-ассистента внутри компании

Диджитализация помогает расширять инструменты продаж, вести бизнес с любой точки мира, а еще автоматизировать бизнес-процессы и уменьшать затраты. В этой статье я хочу поделиться, как внедрение HR-бота позволило компании игрушек и товаров для детей KIDDISVIT оптимизировать затраты на 28,57% и сократить рабочие часы на 17%.

Как мы создали ассистент-бота для управления эффективностью персонала

После полномасштабного вторжения 100% наших сотрудников находились в режиме удаленной работы — работали и волонтерили в Украине и за границей. Начали проходить трансформационные процессы в структуре компании, поскольку для обеспечения волонтерских направлений деятельности необходимо было задействовать новые функции.

Сотрудники объединяли профессиональную и волонтерскую деятельность, а также были выделены подразделения внутри компании. Нам нужно было понимание, где находится персонал. Стремительно менялись бизнес-процессы, и для оперативного принятия решений мы нуждались в быстром доступе к информации.

Вместе с IT-специалистами исключительно внутренними ресурсами создали ассистент-бота DONE WORK KIDDISVIT. Это позволило автоматизировать рабочие процессы и покрыть ряд функций HR.

Всего за месяц мы разработали полноценный продукт. Это получилось благодаря отказу от длинных цепочек согласований и гибкому формату разработки с использованием подходов Agile и Scrum. Это позволило разбить процесс на блоки с промежуточными результатами, сразу их внедрять и получать фидбеки от сотрудников.

Мы разработали систему связи для сотрудников через чат-бот в Telegram, а для руководителей — через веб-интерфейс. Управление и настройка бота также производится через сайт. Отдельную систему ассистент-бота интегрировали с основной учетной системой.

Все перемещения данных строились при помощи API. Это позволило значительно ускорить саму разработку и быстро добавлять новые функции в систему.

Связь с командой и аналитика эффективности

Общаться с сотнями сотрудников, фактически находящихся по всему миру, достаточно сложно. Еженедельно через ассистент-бот мы собираем данные о местонахождении команды. Так мы видим динамику — переезды по Украине, перемещение между странами, возвращение из-за границы. Это не контроль команды. Это возможность понимать, что сейчас происходит с персоналом.

Ассистент-бот позволяет топам управлять эффективностью персонала и привлекать его к выполнению оперативных задач по фактическому месту нахождения.

Например, мы знали, что продакт-тренер компании находится в Варшаве. Она смогла провести в шоуруме партнеров онлайн-презентацию новых игрушек для клиентов со всей Украины.

Автоматическое начисление оплаты

Мы решили, что сотрудникам-волонтерам кроме зарплаты будем оказывать денежную поддержку за волонтерство. Для этого нужно было рассчитывать заработную плату по нескольким коэффициентам. То есть раньше мы производили расчет месячной зарплаты по одному табелю, а теперь по трем — прямые обязанности, волонтерство в компании, другое волонтерство.

С помощью ассистент-бота сотрудники легко фиксируют отработанные часы и выполненные задачи. Отчетная информация автоматически направляется в управленческие базы отдела кадров, что ускоряет и облегчает процесс начисления оплаты.

Адаптация команды

С началом войны рекрутинг, развитие, обучение команды временно перешли на второй план. Но уже в апреле начали появляться первые вакансии и здесь очень помог ассистент-бот. Когда руководители были заняты волонтерством, DONE WORK KIDDISVIT «взял на себя» большинство их задач.

С помощью ассистент-бота топы экономили до 50 часов рабочего времени в месяц на контроле процесса адаптации сотрудников. Система автоматически напоминает новеньким о встречах, ознакомлении с документами, коммуникации с HR и т.д.

Это позволяет им легко стать частью команды, несмотря на онлайн-формат работы.

С помощью ассистент-бота сотрудники экономят рабочее время при подготовке отчетности и могут быстро согласовывать отработанные часы с руководителем подразделения. Также у сотрудников есть возможность получить информацию о количестве отработанных часов и уже начисленной оплате.

Оптимизация фонда оплаты труда на 28,57%: в чем польза ассистент-бота на уровне компании

Внедрение ассистент-бота позволило:

• своевременно и автоматически закрывать фонд оплаты труда за месяц;
• четко понимать бюджет на оплату труда по трем направлениям: рабочее время, волонтерство, волонтерство в компании;
• экономить фонд оплаты труда — 1,35 штатной единицы в подразделении HR;
• экономить время на заполнение отчетности всеми руководителями и сотрудниками — от 1% до 5% рабочего времени в месяц;
• получать информацию о местонахождении и перемещении команды;
• быстро принимать решения в рамках компании;
• оценивать и улучшать процесс адаптации новых сотрудников;
• увеличить процент сотрудников, успешно завершивших испытательный период;
• воздействовать на эмоциональную составляющую сотрудников посредством понимания их состояния.

В целом внедрение ассистент-бота позволило сократить рабочее время на 17% без потери эффективности.

Кстати, именно с ассистент-ботом наша компания приняла участие в Премии HR-бренд 2022 и получила награды в двух номинациях:

1. Победитель «HR военного времени» с проектом «KIDDISVIT — трансформация компании от лидера в области товаров для детей до волонтерской организации международного уровня».
2. Победитель Digital HR с проектом «Ассистент-бот как система управления эффективностью персонала».

В планах активно развивать ассистент-бот по другим направлениям и сделать его внутренней HRM-системой.

Надеюсь, наш пример вдохновит вас не бояться экспериментов, значительно облегчающих жизнь! Спасибо за внимание.