Вложиться в сроки: 5 эффективных трекеров задач — как выбрать самый удобный

Уверен, вы уже не раз задумывались: как эффективно использовать рабочее время, чтобы вкладываться в нужные сроки? Попытайтесь планировать работу с помощью трекеров задач. На какие онлайн-инструменты обратить внимание в первую очередь — расскажу в этой статье. А еще поделюсь своим опытом внедрения трекеров в своей команде.

Определите, зачем вам трекать задачи

У любой работы есть своя рутина и свои завалы. Вполне оправдано, что в бешеном темпе люди могут забывать о важных деталях, теряться в потоке новой информации. Это может привести к недоразумениям как внутри коллектива, так и в общении с посторонними командами или с клиентом.

Поэтому при первых симптомах хаоса на проекте начинайте фиксировать время на выполнение задач.

У вас могут быть разные потребности отслеживать продолжительность работ. И обычно онлайн-трекеры помогают:

• следить за выполнением задач на разных этапах проекта;
• правильно распределять нагрузку между специалистами;
• определять и изменять приоритетность задач и ответственных за результат;
• видеть развитие проекта в целом.

Что также важно — трекеры хранят ключевую информацию из проекта в одном месте. При необходимости каждый участник команды может узнать подробнее об определенной задаче, ее объеме, дедлайне и исполнителе.

Как поощрить команду фиксировать рабочие задачи

Однажды мне пришлось сменить трекер для команды с платной версии Jira на ее бесплатную альтернативу ClickUp. Поскольку проект не предусматривал реализации особых функций и интеграции со сторонними сервисами, не было смысла платить за Jira.

Через некоторое время после запуска нового инструмента заказчику удалось сократить свои расходы, а команде — сохранить необходимый функционал. 

Этим успехам предшествовало немало разговоров с коллегами о целесообразности выбранного инструмента и неэффективности предыдущего. Пришлось разъяснять и ценность учета времени в целом. Опираясь на собственный опыт, советую внедрять трекеры следующим образом.

1 Объясните коллегам необходимость и преимущества трекинга задач

Простое понимание, почему вам это нужно именно сейчас может стать хорошей мотивацией для всей команды.

Трекеры — это хранилище данных, откуда можно узнать о бизнес-идее проекта, найти техническую документацию, получить креды доступов, контакты и другие полезные материалы. Также эти сервисы позволяют организовать коммуникацию между участниками проекта в общей онлайн-среде.

Согласитесь, удобно, когда достаточно просто тегнуть нужного специалиста в описании задачи и уточнить что-то под ним.

Кому-то может показаться, что подобные сервисы отнимают время и создают дополнительные преграды для менеджера проектов. Мол, люди будут постоянно теряться, что и как работает. А это будет тормозить дальнейшие процессы на проекте, хотя дедлайны никуда не делись. По собственному опыту уверяю вас: постепенно команда овладеет выбранным вами трекером. В конце концов его использование превратится для коллег в ежедневную привычку.

Конечно, бывают простые и краткосрочные задачи, не требующие микроменеджмента. К примеру, обновление библиотеки для уже существующего функционала какого-то сервиса. В таком случае будет лишним заставлять команду отчитываться в отдельных программах, а по истечении месяца тратить время на анализ этих отчетов.

2 Внедряйте новинку постепенно

Внезапные изменения — это стресс, которому мы всегда сопротивляемся. Страх возникает от неизвестности и непонимания. То же касается внедрения новых инструментов в рабочую рутину. Знакомьте с ними коллег постепенно.

Начните с простейших функций выбранной программы: планируйте через нее спринты, заполняйте тикеты, формируйте отчеты. В дальнейшем усложняйте уровень к «продвинутому» пользователю: добавляйте чек-листы, плагины для оптимизации тестирования или развертывания программного обеспечения.

У Jira, например, есть свой маркетплейс с плагинами для специалистов разных направлений. Выбираете подходящую категорию и интегрируете нужные приложения в свою работу.  

3 Помогите настроить инструмент

Помню, как когда-то работал со стажерами, которые раньше не сталкивались с подобными инструментами. Они постоянно расспрашивали меня: «Как правильно фиксировать время в Jira?», «Как работать с бэклогом и тикетами в пределах одного спринта?». Поэтому советую с новичками запастись терпением.

Если заметили, что на коммуникацию уходит много времени, посоветуйте джунам видеотуториалы с подробными инструкциями. Пусть попытаются овладеть инструментом самостоятельно, а вдруг запутаются — помогите.

4 Показывайте команде пользу от использования трекеров

Это отличный способ укрепить доверие к нововведениям. Проводите в течение месяца встречи, на которых подчеркивайте первые (даже маленькие) успехи команды.

Представим, что вы поставили себе на конец спринта цель: «За неделю выполнить 40 стори поинтов». После успешного завершения проекта объясните, что именно благодаря грамотному планированию процессов, вам удалось структурировать порядок выполнения задач и прийти к желаемому результату. И в этом тоже заслуга использованного трекера.

5 Собирайте фидбеки коллег и обсуждайте пожелания

Узнайте, какие трудности у них возникают при использовании трекеров, что им непонятно, что запутывает. Я обычно спрашиваю о впечатлениях от новинки на совместных встречах. Если перечисленные проблемы у многих общие, возможно, следует подумать о замене инструмента или оптимизировать его использование, подстроить под определенные задачи. В любом случае старайтесь вместе создать оптимальные условия для дальнейшей работы.

Тестируйте разные инструменты и выберите самый подходящий для вас

При выборе инструмента ориентируйтесь на бюджет, потребности и пожелания заказчика. Зачастую проектный менеджер работает уже с существующим на проекте трекером, и рассматривать другие варианты не приходится. Если же нужно выбирать, пусть эта подборка онлайн-программ пригодится вам.

Jira

Для меня это безусловный лидер среди трекеров. Позволяет управлять рабочими процессами, предоставлять аналитику и отслеживать изменения в проекте.

Преимущества Jira:

• можно заполнять готовые шаблоны для ведения Agile-проектов (только выберите подходящую методологию — Scrum или Kanban);
• имеет удобные панели задач, показывающие прогресс команды;
• доступна для использования с компьютера и смартфона (версии для iOS/Android);
• интегрируется с разнообразными сервисами для любых нужд: от учета времени до сложнейшей аналитики спринтов, диаграмм и графиков;
• постоянно выходят обновления и каждый раз появляется удобный функционал.

Недостатки Jira:

• длительная настройка;
• сложный интерфейс.

Если вы никогда раньше не работали с подобным трекером, придется разобраться с базовыми возможностями программы. Среди них — создание рабочих досок и гайдлайнов проекта, управление календарем, загрузка отчетов, подключение дополнительных приложений.

Trello

Бесплатный сервис, работающий по принципу Kanban. Каждая задача — это отдельная карта на доске, а доска — перечень всех задач. Колонки показывают стадии выполнения работы.

Преимущества Trello:

• в бесплатной версии — неограниченное количество карт и дополнений к ним, возможность сохранения поисковых запросов, предоставление гостевого доступа к общей доске;
• также есть платные тарифы: Standard — $5 в месяц, Premium – $10, Enterprise — $17,50; предоставляется больший набор расширений, включая экспорт данных, функции администрирования и безопасности;
• позволяет создавать списки с карточками с понятным всем статусом «To do», «In progress», «Done» и т.п.;
• интуитивно понятный интерфейс;
• подразумевает интеграцию с другими сервисами (Gitlab, Slack, Google Drive, MailChimp);
• можно добавлять отдельных участников команды на разные доски и одновременно вести несколько проектов;
• позволяет архивировать выполненные задачи и при необходимости иметь к ним доступ.

Недостатки Trello: 

• размер файлов, прикрепленных к тикетам, не должен превышать 10 Мб.

ClickUp

Преимущества ClickUp: 

• автоматизированная возможность создавать и организовывать доски и списки задач, разделять спринты и устанавливать дедлайн;
• возможность работать с оценкой времени, строить диаграмму Ганта для управления текущими процессами;
• бесплатный тарифный план и наличие премиум-функций (до $9 в месяц);
• удобный интерфейс;
• развит функционал с точки зрения аналитики и прогнозирования.

Недостатки ClickUp:

• невозможно экспортировать рабочее пространство.

Asana

Прекрасно подходит для совместного управления проектами и задачами. Позволяет быстро обмениваться файлами, планировать и организовывать процессы онлайн.

Преимущества Asana: 

• можно наблюдать за погрузкой команды в календаре, чтобы назначить встречу или не пропустить важное событие;
• имеющаяся интеграция с Google Docs, Jira, Slack, GitHub, Evernote;
• легко создавать задачи с описанием, комментариями, тэгами и подзадачами в виде чек-листа;
• есть инструменты для управления проектами по принципу Agile (доска для визуализации методологии Kanban).

Недостатки Asana: 

• невозможно отслеживать прогресс команды и задавать оценку времени.

Parabol

Позволяет проводить нестандартные встречи и получать фидбеки от коллег. Организатор митинга создает необходимое количество карточек и голосов по одному из шаблонов.

Например: 

• Start — то, чего в команде не хватает;
• Stop — то, что команду раздражает;
• Continue — то, что команду устраивает.

Команда анонимно пишет свои идеи на карточках по шаблону. Затем участники выбирают то, что понравилось больше всего. К примеру, «Пересмотреть количество рабочих встреч».

По результатам голосования вопрос выносится на всеобщее обсуждение. Во время разговора назначается ответственный за выполнение задания. Далее тикеты попадают на Scrum-доску, где проектный менеджер отслеживает прогресс команды.

Выводы

Сегодня грамотный тайм-менеджмент — не дополнительное преимущество, а мастхев-навык каждого специалиста в любой сфере.

Овладевайте этим и другими инструментами, комбинируйте их, сравнивайте и выбирайте лучшее для своей команды. Так вы сможете наладить рабочие процессы и сами эффективнее будете использовать свое время.