По результатам одного из исследований, тайм-блокинг повышает вашу продуктивность втрое, заявляет бизнесмен и инвестор Джари Румер.
Тайм-блокинг (или тайм-боксинг, «блокировка времени») — одна из наиболее эффективных техник тайм-менеджмента. Ею пользуются самые высокопродуктивные личности: Илон Маск, Кэл Ньюпорт
Редакция Highload публикует перевод материала.
Переведено бюро переводов «Профпереклад».
С помощью тайм-блокинга вы создаете очень четкий план действий на целый день. По моему опыту, вы станете гораздо продуктивнее и сможете сэкономить 10-20 часов работы в неделю.
Кэл Ньюпорт сказал:
«Иногда меня спрашивают, зачем я так заморачиваюсь и составляю настолько подробный план. Мой ответ прост: это значительно повышает мою продуктивность. По моим оценкам, результат 40-часовой рабочей недели с тайм-блокингом приравнивается к результату 60-часовой без тайм-блокинга».
Тем не менее, люди по большей части даже не пытаются подробно планировать рабочий день или неделю. По правде говоря, если не составить себе расписание, время часто уходит на всякие ненужные мелочи или вообще тратится зря.
Большинство людей не придерживаются четкого плана, приближающего их к цели. Они разбазаривают время на что попало, отвлекаясь на ерунду. Да, жестко сказано. Но это правда.
Как писал римский философ-стоик Сенека:
«Мы бдительны, охраняя отцовское наследство, но как дойдет до траты времени — сверх меры расточительны, а ведь это то единственное, в чем скупость достойна уважения».
Иногда меня спрашивают, не станем ли мы роботами благодаря тайм-блокингу. Как по мне, ничего подобного не случится. При тщательном планировании я заканчиваю работу гораздо быстрее, и у меня остается лишние 1-2 свободных часа в день (по сравнению с днями, которые я распланировал не так подробно). Чем лучше я структурирую время для рабочих задач, тем больше свободного времени у меня появляется.
При составлении ежедневных и еженедельных планов я использую цветовую маркировку. Каждый цвет представляет важную сферу моей жизни, где я хочу расти над собой или где у меня есть определенные цели. Итак:
Для тайм-блокинга я использую Google Calendar. Он простой, бесплатный, в нем есть все нужные функции. Зачем тратить лишнее время, пытаясь разобраться в сложном планировщике?
Пример моего расписания на следующую неделю, составленного с помощью тайм-блокинга (да, я решил провести эксперимент и в четверг проработать 18 часов).
Я свято верю в целеориентированный график. Это означает, что график должен отражать ваш приоритеты, цели и мечты.
Сам график никогда не является самоцелью. Эта техника заключается не в том, чтобы забить расписание под завязку и чтобы вы постоянно были заняты. Нет, график — мощный инструмент, который поможет вам добиться успеха во всех важных сферах жизни.
Видите ли, многие говорят о желании заработать больше денег, улучшить отношения с другими людьми, подтянуть тело и достичь прочих амбициозных целей. Но для них все это остается лишь на уровне намерения. Никто ничего не делает, чтобы достичь этих целей. А ведь над этим нужно работать каждую неделю, каждый день. Это потому, что большинство так и не преображают свои намерения в конкретные планы действий.
Поэтому каждое воскресенье я сажусь, пересматриваю долгосрочные цели и планы на следующие 90 дней. Затем я расписываю неделю, заполняю ее делами, которые помогут мне значительно продвинуться к самым крупным целям и мечтам. Это точка отсчета в моей практике планирования.
Я начинаю не с планирования встреч, работы по дому или прочих мелочей. Если я это сделаю, для по-настоящему важных проектов уже не останется места. Да, я буду очень занят, но эта занятость не будет продуктивной.
Самое главное на этом этапе — определить приоритетность самых важных задач (напомню еще раз: важная задача — та, которая значительно сокращает путь к главной цели). После этого уже можно вписывать в график все остальное. Опять-таки, мы создаем целеориентированный график. Это главное предназначение данной техники.
Когда начнете составлять расписание с помощью тайм-блокинга, то почти сразу почувствуете, насколько повысилась ваша продуктивность. Но я все-таки поделюсь с вами некоторыми научными фактами.
Прежде всего, тайм-блокинг улучшает вашу концентрацию, и это уже доказано. Одно из исследований подтвердило, что при наличии конкретного жесткого дедлайна люди меньше отвлекаются от работы.
Когда на выполнение задания есть всего один час, вы понимаете, что у вас нет времени отвлекаться на соцсети, почту или всякую ерунду. Вам нужно сосредоточиться на цели и работать с полной концентрацией. Иначе вы не успеете выполнить работу в срок.
Во-вторых, тайм-блокинг — идеальный инструмент для борьбы с прокрастинацией. Большинство людей бесцельно болтаются туда-сюда весь день, не имея четкого плана действий. Они теряют драгоценное время, прокрастинируют и отвлекаются на всякую дребедень.
Тайм-блокинг — отличное противоядие от такой растраты. В Британском журнале психологии здоровья (British Journal of Health Psychology) опубликовали интересное исследование. Группа участников собралась заниматься спортом по 20 минут в день, но конкретное время не запланировала. В итоге занимались лишь 34%. Остальные только говорили об этом.
Но стоило внести занятия спортом в расписание (например, с 11:00 до 11:20 — пробежка), количество тех, кто все же позанимался в отведенное время, выросло с 34% до 91%.
Это означает, что одного намерения мало. Нужно составить план и назначить время для выполнения конкретной задачи. Тогда вероятность действительно ее выполнить вырастет почти втрое. Это серьезный рост продуктивности для такой относительно простой привычки. Не зря ведь говорят, что планирование просто не даст вам работать плохо.
Как мы видим, методика проста и эффективна. Тем не менее, люди не прилагают достаточно усилий, чтобы ею воспользоваться. Здравый смысл, как оказалось, не всегда равен конкретному действию.
Согласно результатам Гарвардского исследования:
«Как ни парадоксально, людям часто не хватает плана, даже при наличии серьезных намерений. Им кажется, что намерений вполне достаточно, чтобы заставить их действовать. Это предположение ошибочно. Оно не дает им применить полезные стратегии, которые могут подтолкнуть к конкретному действию».
Другими словами, одних намерений мало. На одной мотивации далеко не уедешь. Если хотите добиться успеха, его нужно спланировать.
Хотите выучить иностранный язык? Внесите занятия в расписание на неделю, назначьте конкретное время. Писать больше статей для Medium? Запланируйте себе время, когда сможете это сделать, не отвлекаясь на другие дела. Хотите наконец-то заняться подработкой на стороне? Выделите в календаре блоки для этого.
Все просто. Если хотите действительно продвинуться к какой-либо цели, используйте планер-календарь.
Комбинация намерения и четкого плана действий — волшебный ключик, который откроет вам путь к высокопродуктивной работе.
Теперь я поделюсь с вами моим главным правилом. Планируйте день наперед для оптимальной продуктивности. Я строго придерживаюсь этого правила уже много лет. Никаких послаблений.
Утро — для работы и творчества, послеобеденное время — для управленческих задач.
Многие ошибочно полагают, что в течение дня мы работаем с линейной продуктивностью. На самом деле, когнитивная деятельность, уровень энергии и продуктивность могут улучшаться или ухудшаться в зависимости от времени суток.
Вы наверняка замечали, что в какие-то часы вам проще сосредоточиться, у вас больше сил, и продуктивность, соответственно, выше. А есть моменты, когда у вас все валится из рук. Так работает наш биологический цикл, и нам надо научиться работать с ним, а не против него.
По результатам исследования, 75% работающих людей (включая и меня) считают утро самым продуктивным временем дня. Именно в это время люди наиболее сосредоточены и полны сил и энергии. Другими словами, это идеальное время, чтобы поработать над очень важными и сложными задачами.
Если вы тоже принадлежите к этой группе, сразу внесите это время в свой календарь и распишите этот блок под самые важные дела. Это время вашей максимальной эффективности, так что не тратьте его на мелочи и ерунду.
Если же вам лучше всего работается после обеда или вечером — ну, вы уже поняли, что нужно делать. Используйте утренние часы для управленческих задач, а послеобеденные или вечерние — для серьезной работы и творчества.
Я посвящаю утренние часы созданию чего-нибудь нового. В это время я пишу статьи или книги, работаю над своей продукцией или занимаюсь развитием продаж. Эти три задачи для меня являются самыми важными. Они составляют 20% тех дел, которые дают 80% общего результата.
Эти задачи требуют от меня значительных усилий и концентрации. Именно поэтому я и выполняю их тогда, когда могу максимально сосредоточиться. По утрам я мыслю куда четче, у меня больше сил и энергии по сравнению с послеобеденным периодом.
Каждое утро я выделяю блок из 3-4 часов в календаре для серьезной работы над самыми важными задачами. Я убираю все, что может меня отвлечь, включаю специально подобранный плейлист, помогающий сосредоточиться, и работаю в «потоке». Это помогает мне работать на максимальных оборотах. Для меня это идеальная формула наивысшей продуктивности.
После обеда я занимаюсь менеджментом: читаю почту, отвечаю на комментарии в соцсетях, провожу встречи и выполняю прочую административную работу. Эти дела не требуют от меня максимальной концентрации или высокого уровня энергии. Их можно выполнять даже в не самом оптимальном состоянии. Тратить самые продуктивные часы на такие вещи попросту жалко.
Как выполнять управленческие задачи максимально эффективно? Я применяю «оптовый» метод. К примеру, я не бросаюсь сразу отвечать на письмо, едва получил его. Письма приходят в течение дня в больших количествах, и ответ на каждое отвлекал бы меня от основных дел. Вместо этого я отвожу определенные часы для работы с почтой и отвечаю на все сразу.
И последний, но не менее важный момент: ошибка планирования. Это склонность планировать слишком много разных занятий на один день и отводить на каждое слишком мало времени. Люди, как правило, серьезно переоценивают свои силы. Они не сразу понимают, какой объем работы могут выполнить за день или за неделю.
Решение очень простое. Планируйте меньше задач на день и отводите на каждое блок побольше. Так у вас будет достаточно времени для каждого дела.
Лично я стараюсь придерживаться минимализма. Моя цель — сосредоточиться на нескольких важных задачах и проектах, которые принесут значимый результат. Многие рвутся делать сразу как можно больше, и это неправильно.
Эта техника предназначена не для количества, а для качества работы. Чтобы мы могли делать то, что действительно важно.
Есть такое понятие: «чем меньше, тем больше». По большому счету, очень немногое действительно приближает нас к цели. Эти задачи следует делать в первую очередь, именно им нужно отводить большую часть времени, энергии и внимания. Все остальное либо убираем, либо автоматизируем, либо делегируем кому-нибудь другому. Вы должны сосредоточиться на том, что по-настоящему важно.
Тайм-блокинг — мощная техника тайм-менеджмента, которая поможет продвинуться к самым главным целям, сэкономить 10-20 часов в неделю и побороть прокрастинацию.
Вот теперь пришло время действовать, опираясь на полученные знания. Одних только знаний недостаточно. Нужно приложить усилие и начать планировать рабочие дни и недели, если хотите, чтобы эта техника принесла вам ощутимый результат.
Читайте также: «Когда вы гуляете в середине рабочего дня, ваш мозг получает дозу дофамина»: 5 способов начать работать, если не хочется
Автор: Джари Румер
Сегодня мы поговорим о том, как выбрать лучшие курсы Power BI в Украине, особенно для…
В 2023 году во всех крупнейших регионах конкуренция за вакансию выросла на 5–12%. Не исключением…
Unicorn Hunter/Talent Manager Лина Калиш создала бесплатный трекер поиска работы в Notion, систематизирующий все этапы…
Edtech-стартап Mate academy принял решение отправить своих работников в десятидневный отпуск – с 25 декабря…
Служба безопасности Украины задержала в Киеве 46-летнего программиста, который за деньги устанавливал шпионские программы и…
IT-специалист Джордан Катлер создал и выложил на Github подборку разнообразных ресурсов, которые помогут достичь уровня…
