Що таке таймтрекер і як до нього ставляться айтівці

У цій статті ми розберемося, що таке таймтрекери, для чого їх використовують і як до них ставляться айтівці.

Що таке таймтрекер

Таймтрекер є програмою для відстежування часу, який витрачено на роботу, виконання певних завдань чи проєктів.

Такі програми раніше використовувалися для моніторингу віддалених працівників — аутсорсерів, фрилансерів. Згодом таймтрекери стали застосовувати і для відстежування роботи штатних співробітників. А коли через пандемію COVID-19 багато спеціалістів почали працювати віддалено, ПЗ для фіксації витрат часу набуло найбільшої популярності.

Які задачі вирішують таймтрекери

Наведемо список деяких основних функцій таймтрекерів. Вони можуть пропонуватися в пакеті одразу або надаватися як доповнення.

• Облік робочого часу. Таймтрекер дозволяє реєструвати час, який витрачено на різні завдання, проєкти чи дії. Час може реєструватися вручну або автоматично. Дані реєструються в режимі реального часу з точністю до хвилини. Результати зберігаються в табелі обліку робочого часу. Табель обліку робочого часу використовується для виставлення рахунків клієнтам або точного розрахунку заробітної плати. Також відстежування часу дозволяє візуалізувати завдання на часовій шкалі. Це допомагає керівникам проєктів або менеджерам оцінити кінцеві терміни.
• Керування проєктами. ПЗ для відстежування робочого часу дає змогу групувати завдання або встановлювати терміни за проєктами та розставляти пріоритети. Також можна відстежувати хід виконання проєкту за проміжками часу, як-от щоденно, щотижня та щомісяця, або встановити бюджети для кожного проєкту. Таймтрекери можуть бути окремими програмами, що впораються з простими й невеликими проєктами, або входити до складу програмних рішень для керування складними й великими проєктами.
• Планування ресурсів. За допомогою функції планування ресурсів ви можете побачити, хто може взяти на себе більше роботи, а хто може бути перевантажений. Це значно полегшує планування майбутнього проєкту, ви можете заздалегідь спланувати свої ресурси та врахувати відпустки. Керівники команд можуть легко бачити, хто доступний для проєктів.
• Оповіщення. Оповіщення можна застосовувати в різні способи. Наприклад, нагадування надсилається працівникам, коли вони пропускають початок або завершення роботи. Ви також можете отримати попередження, коли команда відстає від графіка. Також ваша команда може отримувати сповіщення про термінові або незавершені завдання. Сповіщення автоматизовані й можуть надсилатися на різні канали та пристрої, як-от електронна пошта, SMS та інформаційна панель.
• Онлайн-табель обліку робочого часу. Не кожна програма для відстежування робочого часу містить табелі, у яких централізовано всі зареєстровані оплачувані години. Табель працює як звіт про відвідуваність, у якому також відстежуються пропуски, відпустки та свята. Зазвичай він експортується у PDF або CSV й використовується для нарахування заробітної плати або виставлення рахунків.
• Звітність та аналітика. Таймтрекер дозволяє створювати звіти та підсумки кількома клацаннями миші. Ви можете аналізувати широкий спектр даних про завдання. Наприклад, ви можете переглянути, скільки часу витрачено на проєкт, або детально ознайомитися з такими деталями, як тижнева та щоденна статистика, або проаналізувати цифри для кожного завдання. Ви також можете провести аналіз за бюджетом або з’ясувати, де можна скоротити витрати. Звіти візуалізуються у вигляді діаграм і графіків для швидкого пошуку. У більшості рішень також надано шаблони з параметрами налаштування.

Які різновиди таймтрекерів бувають з прикладами найвідоміших додатків

Облік робочого часу можна вести вручну або автоматично.

Відстежування часу вручну передбачає, що користувачі самі вводять час, який витрачено на виконання завдань або дій.

Для цього можна реєструвати час початку та закінчення, записувати часові інтервали або вводити тривалість дій. Користувачі відповідають за точне відстежування й реєстрацію свого часу, що вимагає дисципліни та старанності. відстежування часу вручну забезпечує гнучкість і дозволяє користувачам мати більше контролю над фіксацією часу.

З іншого боку, автоматичне відстежування часу використовує програмне забезпечення або інструменти, які автоматично відстежують і реєструють час без необхідності введення даних вручну.

Це можна зробити в різні способи, зокрема здійснювати моніторинг використання комп’ютера, відстежувати активні програми або аналізувати активність миші та клавіатури. Автоматичне відстежування часу є досить суперечливим через проблеми конфіденційності.

Види таймтрекерів

Нижче наведено основні види таймтрекерів за способами відстежування діяльності.

• Відстежування робочого часу вручну: у цих програмних рішеннях користувачі вручну вводять час, протягом якого вони працювали, і реєструють свою діяльність.

Користувачі вводять час початку та завершення завдань або записують час, який витрачено на різні дії.

• Відстежування часу за допомогою таймера: програмне забезпечення з використанням таймера дозволяє користувачам запускати й зупиняти таймери для відстежування часу, який витрачено на певні завдання чи проєкти.

Цей ПЗ забезпечує відстеження в реальному часі та фіксує точну тривалість кожної дії.

• Запис екрана: цей тип програмного забезпечення для відстежування часу записує дії користувача на екрані, фіксуючи програми, веб-сайти або документи, над якими вони працюють. Це візуальне підтвердження часу, який витрачено на виконання різних завдань.
• Автоматичне відстежування часу: ці програми використовують алгоритми та штучний інтелект для автоматичного відстежування часу, який користувачі витрачають на різні дії, відстежуючи використання комп’ютера, активні програми та дії за допомогою миші/клавіатури.
• Відстежування часу в Інтернеті та додатках: це програмне забезпечення відстежує час, який проведено на веб-сайтах і в програмах. Він може класифікувати час за окремими веб-сайтами чи додатками та давати інформацію про те, скільки часу витрачено на кожен із них.
  
• Інтегроване відстежування часу для керування проєктами: програмне забезпечення для відстежування часу, інтегроване з інструментами керування проєктами, дозволяє користувачам відстежувати час безпосередньо в інтерфейсі керування проєктами.

Забезпечує повну інтеграцію відстежування часу в керування проєктами/завданнями.

• Відстежування часу на мобільних пристроях: програми відстежування часу для мобільних пристроїв дозволяють користувачам відстежувати свій час на смартфонах або планшетах. Вони забезпечують гнучкість для користувачів, які працюють віддалено або часто перебувають у дорозі.
• Моніторинг співробітників: це програмне забезпечення не лише відстежує час, але й стежить за діяльністю співробітників, зокрема записує відвідані веб-сайти, натискання клавіш і знімки екрана. Такі трекери призначено для відстеження продуктивності співробітників і можуть використовуватися для оцінки ефективності та забезпечення відповідності.

По суті, вище наведено перелік функцій, а різні програми можуть надавати деякі з них або навіть усі.

Наприклад, Clockify дає змогу фіксувати завдання вручну, відстежувати час за допомогою таймера, автоматично фіксувати активність у різних програмах (у версії для ПК), періодично робити знімки екрана й моніторити дії співробітників. Це ПЗ доступно на багатьох платформах, зокрема для мобільних пристроїв, і інтегрується з декількома системами керування проєктами. Тобто, дозволяє користуватися всіма можливостями відстежування часу, які ми коротко розглянули.

У списку найкращих таймтрекерів за версією Forbes саме Clockify посідає перше місце. Це бігатоцільовий трекер.

Інші таймтрекери за сферами застосування за версією Forbes:

• TimeCamp: підхожий для віддалених команд;
• Toggl Track: підхожий для дуже малих команд;
• Paymo: підхожий для виставлення рахунків;
• My Hours: підхожий для фрилансерів;
• Deputy: підхожий для планування роботи персоналу;
• TrackingTime: підхожий для візуального відстежування часу.

Недоліки використання таймтрекера

Програми для відстеження часу мають певні недоліки. Вони є типовими для цієї категорії програмного забезпечення, але більшість із них вирішуються завдяки правильному підходу.

Керування проєктами чи відлік часу? Вам потрібна програма для відстеження часу з функціями керування проєктами чи навпаки? Якщо час є основним показником, то, можливо, вам потрібна саме програма для відстеження часу.

Але якщо ви керуєте складними проєктами, вам також знадобляться інші важливі інструменти керування проєктами, і відстеження часу є лише одним із них.

Проблема конфіденційності, деморалізація. Ми ненавидимо, коли наше життя відстежують, ніби в антиутопічній книзі. Хоча завдяки відстеженню часу ви маєте детальну інформацію про діяльність співробітників, це може спричинити порушення конфіденційності й погіршити їхній моральний дух. Механічна робота не сприяє творчості. Деяким співробітникам буває важко дотримуватися щоденних термінів, але вони все одно якісно виконують роботу, дотримуючись дедлайнів.

Продуктивність не завжди залежить від часу. Багато завдань легко оцінити на основі відпрацьованих годин, але, наприклад, у відділі продажів, маркетингу чи креативному відділі не завжди мають бути фіксовані терміни. Їхніми показниками є обсяг продажів, рентабельність інвестицій і творчі результати, для яких відстеження часу не є застосовним.

Неохоче сприйняття користувачами. Впровадження додатка для відстеження робочого часу може зустріти опір співробітників, особливо якщо в компанії були обмежені робочі години. Це призведе до того, що користувачі не приймуть додаток. Так само, якщо програмою важко користуватися, наприклад, для виконання однієї функції потрібно багато клацань, менеджери та співробітники можуть переходити до використання системи надто довго.

Переваги використання таймтрекера

Навіщо використовувати програмне забезпечення для відстеження часу? Розглянемо переваги такого ПЗ.

Підвищення продуктивності. Програмне забезпечення для відстеження часу допомагає оптимізувати працездатність вашої команди та кожного співробітника. Дедлайни чіткі, їх дотримання під контролем.

Реєстрація часу без зусиль. У вас є інші важливі справи, крім реєстрації оплачуваних годин. Додаток виконує рутинну роботу з обліку часу й розрахунку заробітної плати або виставлення рахунків і навіть забезпечує точність і прозорість даних краще, ніж коли їх вводять вручну. після того як ви встановили правила, увесь час, який відводиться для виставлення рахунків або заробітної плати, автоматизується.

Сприяння прозорості робочого місця. Коли оплачувані години відстежуються та реєструються з високою точністю, суперечкам немає місця. Дані можна використовувати не лише для розрахунку внеску кожного співробітника, але й для оцінки продуктивності персоналу за допомогою метрик на основі даних.

Підвищення точності дедлайнів. Завдяки тому, що завдання можна відстежити до деталей, легко оцінити дедлайни чи врахувати кілька випадків затримки. Якщо будь-яке щоденне завдання не виконано, то можна швидко відкоригувати тижневі й місячні дедлайни.

Думки айтівців щодо застосування таймтрекерів

Ставлення айтівців до таймтрекерів різне — комусь вони допомагають підвищувати ефективність роботи, а хтось вважає їх використання недоцільним. Наведемо цитати спеціалістів з обговорень на LinkedIn.

Висновки

Після розгляду різних таймтрекерів і відгуків ІТ-спеціалістів бачимо, що питання про відстежування часу є дуже суперечливим. З одного боку, таймтрекери допомагають відстежувати ефективність роботи й відповідно коригувати операції. З іншого боку, надмірний контроль зменшує мотивацію й відповідно продуктивність. З огляду на це можна зробити такі висновки.

• Якщо ви роботодавець чи працюєте на себе, розгляньте плюси й мінуси використання таймтрекера у своєму бізнесі й дізнайтеся, чи потрібний вам таймтрекер узагалі.
• Дізнайтеся, що саме вам потрібно відстежувати, і виберіть відповідний інструмент із необхідними функціями.
• Використовуйте таймтрекер у такий спосіб, щоб результати відстежування підвищували ефективність і мотивацію співробітників.
• Якщо ви йдете на роботу в компанію, де використовуються таймтрекери, то маєте бути впевнені, що вас влаштують умови, коли відстежуються ваші щоденні, щогодинні результати, робляться скриншоти чи навіть вас знімають на камеру.
• За можливості поцікавтеся в людей, які вже працюють на цю компанію, для чого там використовується таймтрекер, тобто, чи для підвищення ефективності, чи щоб урізати оплату в усі можливі способи.
• Якщо працювати з таймтрекером потрібно вручну, ураховуйте, що робочий час іде не лише на виконання завдань, а й на роботу з таймтрекером, і відповідно плануйте свій час.