Как правильно делегировать задачи при работе над проектом

Для того чтобы управлять проектами не работая — нужно просто делегировать все задачи другим!

Сейчас расскажу как это сделать.

Делегировать можно:

• Рутину — сбор и обновление статусов, подготовка отчетов и презентаций.
• Ведение документации — описание процессов, заполнение спецификаций и т.д.
• Коммуникацию с клиентами — конечно, не всю, но часть можно сбросить на аккаунт менеджеров и саппорт.
• Тестирование вообще идеально для делегации.
• Исследование и анализ — для этого есть продакт овнеры и аналитики.

Делегировать нельзя:

• Стратегическое планирование — это сердце проекта. Здесь и риски нужно оценить и просмотреть будущее.
• Проблемные вопросы с клиентом и командой здесь важна лидерская роль и авторитет проектного менеджера.
• Решение об изменениях в команде или в проекте — это опять же о стратегическом взгляде, никто кроме РМ-а не разбирается в этом лучше.
• Оценка работы команды — да, может быть соблазн передать это HR, но реальную картину видит только PM.
• Выбор ключевых индикаторов (КРИ) — да, проектный менеджер лучше знает, какие метрики важнее для успеха проекта.

Кому можно делегировать задачи?

Кроме тех, кто был упомянут выше, есть еще следующие варианты:

• Junior PMs или Assistants: Если у вас большой проект или несколько проектов, иногда появляется возможность нанять помощника.
• Члены команды с соответствующими навыками: К примеру, если кто-то в команде отлично ориентируется в документации, можно эту задачку передать им.
• Отдельная подгруппа для рутины: Иногда создаются мини-команды, выполняющие конкретные рутинные задания.
• Внешние помощники (Freelancers, VAs): Для некоторых задач, особенно не требующих глубокого погружения в проект, можно использовать виртуальных ассистентов.

Как грамотно и эффективно делегировать?

Для этого нужно:

• Четко сформулировать задачи: Что именно нужно сделать, до какого времени и какие ожидаемые результаты.
• Научить или объяснить, как выполнять: Если задача специфическая, лучше один раз показать, как это делать, чем потом перерабатывать.
• Проводить мониторинг и предоставлять фидбеки: Особенно на начальных этапах делегирования. Необходимо убедиться, что все идет так, как планировалось.
• Адаптация и итерация: После первого цикла выполнения рутинных задач нужно проанализировать, все ли шло гладко, и что можно улучшить, а затем обязательно применить улучшение.

Преимущества делегирования

• Освобождение времени для фокусировки на более важных и приоритетных задачах.
• Профессиональное развитие команды, обретение ими новых навыков.
• Совершенствование процессов благодаря выявлению слабых мест.
• Повышение мотивации команды — они чувствуют себя более особенными, когда им доверяют важные задачи.

Недостатки делегирования

• Потребность в контроле и корректировке.
• Утрата авторитета, если команда чувствует, что ее эксплуатируют.
• Ухудшение отношений с клиентом, если задача не выполнена должным образом.

Резюмирую: Чтобы освободить время благодаря делегированию, нужно сначала потратить время на подготовку, а затем тратить кучу времени на контроль, и все равно есть риски.

Не благодарите.

Этот текст из личного блога , опубликованный с разрешения автора.