Теорія розбитих вікон в ІТ. Як Project Manager лагодить «розбиті шибки» проєкту

У цій статті ми розглянемо теорію розбитих вікон в проєктному менеджменті. Я розповім, як використовувати цю теорію, які переваги вона надає та які конкретні проблеми можна вирішити, використовуючи цей підхід. Тому читайте далі, якщо ви керуєте проєктами, командами, або маєте питання щодо впровадження ШІ у своїй роботі. Можливо, вас навіть зацікавить взаємодія зі штучним інтелектом у ролі вашого менеджера.

Що таке теорія розбитих вікон?

Теорію розбитих вікон сформулювали Джеймс Квінн Вілсон і Джордж Келлінґ у 1982 році. Вони припустили, що якщо ніхто не вставляє нове вікно замість розбитого, то невдовзі жодного цілого вікна в цьому будинку не залишиться. Але це — лише початок, й незабаром може початися вандалізм і мародерство.

В широкому сенсі, явні ознаки безладу і недотримання людьми прийнятих норм поведінки провокують оточення теж ігнорувати правила. Щоб підтвердити цю теорію, вчені провели ряд експериментів, й авжеж, результати цих досліджень підтверджують вірність початкового припущення. Щоб отримати більше інформації про теорію розбитих вікон, завітайте на відповідну сторінку у Вікіпедії.

На практиці, теорію розбитих вікон використовували в Нью-Йорку, а потім і в багатьох інших містах США, Європи, Азії тощо.

Що спільного у цієї теорії з менеджментом?

Звісно, на думку кожного менеджера, досконале керування проєктами, яке ви впроваджуєте в вашій організації, не може викликати розбитих вікон. Але так наївно вважати, якщо тільки ви не керуєте командою казкових єдинорогів. В реальному житті неуважність або небажання звертати увагу на маленькі питання веде до великих і набагато складніших проблем в майбутньому.

Гарна новина полягає в тому, що якщо вчасно виправити маленькі проблеми, то на подальших етапах можна запобігти великим витратам часу, грошей, енергії, ресурсів. Своєчасне усунення розбитих вікон допомагає підтримувати досконалість процесів, продуктивність, а також якісні, здорові процеси в команді та в компанії.

Як виявити розбиті вікна на проєкті?

Розбиті вікна у будинках видно здалеку. А які ознаки має безлад у проєктному менеджменті або керуванні командою? На мій погляд, основні ознаки розбитих вікон у менеджменті виглядають так:

• Відсутнє розуміння, до кого звертатись за допомогою, відсутня можливість ескалації для зв’язку з менеджментом або керівництвом;
• Проблеми з доступами до потрібних ресурсів, або ж з необхідним для роботи обладнанням;
• Відсутні стандарти, наприклад, в кодуванні, документації тощо;
• Відсутні чітко задокументовані обов’язки кожного члена команди;
• Недосконала внутрішня документація на проєкті, що ускладнює онбордінг;
• Особисті проблеми, конфлікти в команді, неадекватна комунікація, нездорове середовище в колективі;
• Часта зміна задач і пріоритетів, люди не встигають завершити свої задачі;
• Страх бути ініціативними або брати ініціативу, тому що в такому разі доведеться все робити самому;
• Забагато зустрічей, або занадто низький рівень залучення на них.

Все це призводить до недотримання усіма колегами бажаних норм поведінки в робочому середовищі. Але є й інші, набагато серйозніші наслідки.

Негативні наслідки розбитих вікон

З мого досвіду можу зазначити, що розбиті вікна призводять до наступних проблем:

• Збільшується кількість конфліктів, з’являється агресія в комунікації, що і собі може призвести до повної відмови від комунікації;
• Знижується якість програмного забезпечення, в команді відбувається занепад відношення до якості, бо всі вважають, що «й так піде»;
• Знижується ефективність і продуктивність в команді;
• Знижується мотивація і мораль в колективі;
• Накопичується технічний борг.

На жаль, цей перелік не є повним, і ви можете зіткнутися з ще більш серйозними проблемами.

Де знайти час на розбиті вікна?

Гадаєте, що у вас або у вашій організації постійно не вистачає часу на робочі дрібниці? Так відбувається у всіх, й тому є перевірені стратегії, що не тільки усувають розбиті вікна, але й надають вам більше вільного часу на подальше покращення процесів:

• Прагніть постійного покращення і вдосконалення процесів;
• Створюйте і культивуйте культуру якості;
• Плекайте здорове середовище і здорову атмосферу в команді;
• Підтримуйте зворотний зв’язок, зробіть його у форматі співпраці як всередині команди, так й між співробітниками та керівником;
• Зберігайте фокус на задачах, впроваджуйте коректне визначення пріоритетів — тобто, не змінюйте фокус після попередньої пріоритезації, вчіться доводити задачі до кінця;
• Зменшуйте кількість зустрічей — не робіть зі дня на день, з тижня на тиждень одноманітні зустрічі про одне й те саме. Постійно передивляйтесь список запрошених, видаляйте тих, хто не буде брати активну участь, оновлюйте ваші зустрічі й збільшуйте таким чином рівень залучення;
• Розробіть посадові інструкції, пропишіть обов’язки в команді, щоб у кожного було чітке бачення своєї зони відповідальності;
• Підтримуйте ініціативи та надавайте повноваження, щоб команда відчувала відповідальність за свої дії (або бездіяльність).

Це дозволить вам оптимально використовувати час, й таким чином економити час компанії, а значить й кошти.

Прагніть більшого!

Що робити, коли вам здається, що розбитих вікон у вас немає, проте є великі проблеми? Розбити їх на дрібниці, з яких вони й складаються. Ось як це працює на практиці.

Випишіть якомога більше простих ідей, які можуть призвести до поліпшення вашої великої проблеми. Бажано виявити такі ідеї, імплементація яких у вас триватиме до двох тижнів, щоб кожну ідею можна гармонічно поєднати з класичним спринтом.

Через декілька спринтів проаналізуйте результати — скоріш за все ви відчуєте суттєве покращення, а то й повне розв’язання великої проблеми! Не зупиняйтесь на цьому, продовжуйте постійно покращувати робочі цикли, знову й знову, як процесів, так і комунікації.

На практиці використовувати теорію розбитих вікон у менеджменті просто, швидко та ефективно, особливо завдяки впровадженню штучного інтелекту. 

Висновки

З цієї статті ви дізналися, як використовувати теорію розбитих вікон у проєктному менеджменті, як виявити їх на проєкті, та як досягати великих результатів за допомогою дрібних покращень.

Чи використовуєте ви теорію розбитих вікон в роботі або в повсякденному житті? Пропоную ділитися своїм досвідом та результатам в чаті.