Як створити волонтерський штаб усередині IT-компанії: 7 порад, які допоможуть наблизити перемогу

З перших днів повномасштабного вторгнення Росії більшість українських IT-компаній сформували волонтерські групи в своїх командах. Допомогти колегам із пошуком житла, транспорту або оптимального маршруту для евакуації, знайти ліки, техніку, інші необхідні речі — завдань у волонтерів чимало. Своїм досвідом волонтерства під час війни поділилася харківська IT-команда NIX.

Передаємо їм слово.

---

Як і всіх українців, ця війна застала нас зненацька. І як і всі, ми мали обмаль часу, щоб опанувати себе — діяти потрібно було терміново. Тому в перші дні війни ми мобілізували власні сили, дісталися безпечних міст і почали діяти. Першим кроком було створення волонтерської штабу NIX Support Team. Другим — об’єднання команди та розробка стратегічного плану подальшої роботи.

У нашій команді волонтерів зібралися різноманітні фахівці: розробники, бізнес-аналітики, рекрутери, офіс-менеджери, PR та інші IT-спеціалісти. Після трьох тижнів війни й неперервної волонтерської діяльності нам є, про що розповісти. Сподіваємося, наш організаційний досвід стане у нагоді тим, хто також надає допомогу своїм командам, і що ці поради допоможуть вам оптимізувати процес волонтерства або подивитися на нього з іншого боку.

1Переконайтеся, що ви і ваша команда в безпеці

Ефективно допомагати іншим може той, хто сам знаходиться у безпеці. Тому, як тільки ви евакуювалися з місця воєнних дій, встановіть зв’язок із командою, дізнайтеся, де знаходяться колеги, у якому вони стані, чи немає загрози їхньому життю. Починайте одразу збирати та фіксувати інформацію стосовно розміщення членів команди, хто потребує допомоги і якої саме, про їхні плани щодо переміщень. У майбутньому це допоможе зрозуміти, куди і яку допомогу потрібно надавати першочергово.

2Залишайтеся на зв’язку

Тим, хто має нестабільний інтернет або погане мобільне покриття, краще попередити про це керівництво чи коллег. Надайте їм альтернативні номери для зв’язку (телефони близьких, друзів, сусідів, родичів у інших містах). Обов’язково встановіть максимально допустиму кількість годин, яку ви можете не виходити на зв’язок.

Якщо протягом визначеного часу товариш або колега не відповідає, зачекайте ще трохи, оновіть інформацію щодо ситуації у населеному пункті, де він/вона перебуває і лише тоді телефонуйте на резервні номери. Пам’ятайте, що є висока вірогідність втрати зв’язку через бойові дії. Тому запитувати про людину через резервні номери треба обережно, щоб не налякати її рідних і близьких.

3З’ясуйте, чим першочергово треба допомогти команді

Наш волонтерський штаб одразу почав з’ясовувати, хто де і в якому стані, чи може виконувати робочі завдання, чи є необхідність у робочій техніці або інших видах допомоги. Звісно, ми розуміли, що коли команда буде у безпеці, їй неодмінно знадобиться допомога на місцях.

Тому ми оперативно сформували базу важливих контактів і посилань. До такої бази радимо додавати всю корисну інформацію й одразу сортувати її за категоріями, перевіряти та актуалізувати дані, писати дату останнього оновлення у самому документі.

Особливо це важливо для інформації щодо оренди житла та перевізників.

У нашому випадку в базі ми збирали таку інформацію:

• посилання на волонтерські організації, які надають притулок та їжу у різних областях України та за кордоном;

• номери ріелторів;

• залізничне сполучення та графіки перевезень по Україні;

• контакти водіїв, готових перевозити біженців;

• корисні посилання про виїзд за кордон та облаштування життя на новому місці тощо.

Наголошуємо: приділяйте увагу своєчасному оновленню даних. Адже коли людина перебуває у стресі, вона має бути впевнена, що надана їй інформація є актуальною, і вона допоможе їй вирішити поточні проблеми. В іншому випадку це може призвести до ще більшої паніки та демотивації.

4Оберіть канали та інструменти комунікації з командою

Як волонтер будьте готові щодня отримувати величезну кількість запитів. Ваше завдання — оперативно реагувати на повідомлення, відстежувати статус виконання задач, мати можливість закріпити за ними відповідального, а у разі його заміни — швидко передати інформацію по запиту іншій людині. Важливо також розуміти схему роботи волонтерського штабу, а саме — де і в кого брати відповіді для вирішення запитів, куди й до кого звертатись у разі відсутності такої інформації.

Налагодити процес вам допоможуть заздалегідь підібрані інструменти та канали внутрішньої і зовнішньої комунікації. Як зробили ми в NIX:

1. Прийом запитів. Прохання про надання допомоги та заявки від тих, хто хоче або має можливість її надавати, ми отримували через окремі форми для запитів. Далі запити автоматично надходили до загальної таблиці та сортувалися відповідно до виду запиту.
2. Альтернативний варіант для прийому заявок про допомогу. У дорозі залишати запити через онлайн-форми не завжди зручно. В особистих повідомленнях волонтерів вони можуть загубитися. Тому ми створити гарячу лінію, яка виконує ту ж саму функцію, що й форми.
3. Сортування та обробка запитів. Оптимізуйте таблицю відповідно до потреб. Можете створити стовпці зі статусами виконання запиту і зазначати відповідальних за кожен із них. Обов’язково вказуйте дату останнього оновлення, а також додайте стовбчик для коментарів. Так інший волонтер бачитиме, яка робота проводилась із запитом і який зараз у нього статус. Проханнями виконане? Краще сховайте коментар. Це полегшить роботу з документом.
4. Пряме спілкування керівництва та команди. Кожна команда звикла довіряти рішенням своїх президентів та керівного штабу. Недаремно досвід цих людей нараховує роки управлінської діяльності. В NIX ми використовуємо внутрішній Telegram-канал та корпоративну пошту. Регулярні листи з новинами (особливо позитивними) дуже допомагають підтримувати бойовий настрій команди. Наприклад, коли усім нагадують про можливість отримати додаткову фінансову допомогу або про фінансування ЗСУ та інші види допомоги армії.
5. Надання можливості всім долучитися до волонтерства. Не забувайте, що надавати поміч можуть не лише волонтери, але й інші члени команди. Тому у них має бути така змога. Для цього ми створили тематичні чати в Telegram I need help, I can help та «Ситуація по маршрутах». У чатах колеги залишають свої запити і діляться інформацією про транспорт, житло, адреси працюючих магазинів, аптек, заправок тощо.

5Координуйте роботу волонтерів

Долучити до волонтерства всіх бажаючих, звісно, добре. Однак діяльність великої кількості людей варто чітко організувати і планувати. Без цього може виникнути хаос. Тому серед волонтерів мають бути стресостійкі люди, які можуть швидко опанувати себе та з тверезою головою приєднатися до роботи. 

До складу NIX Support Team увійшли досвідчені IT-менеджери та бізнес-аналітики. Вони координують команду, допомагають оцінити ситуацію загалом, прогнозують майбутні потреби та можливі тематики запитів. Завдяки ним ми своєчасно розуміємо, якої допомоги потребуватиме сам волонтерський штаб, чи треба залучити сторонніх підрядників або закордонних партнерів.

Щодо роботи безпосередньо самих волонтерів, то їм потрібно одразу надавати чіткі інструкції. Бажано підготувати їх заздалегідь. Особливо це важливо для тих, хто долучається до волонтерства пізніше. Розуміння усієї логістики штабу допоможе добровольцю швидше розібратися в процесі надання допомогти і діяти оперативно. Також краще зібрати перелік найбільш запитуваних посилань в одному документі і завжди тримати його під рукою. Це значно зменшить час на пошук відповідей серед безлічі вкладок у браузері та чатів.

6Домовтеся про чергування

Задач у волонтерів чимало, але й відпочивати люди теж повинні. Радимо запланувати чергування по змінах і залучити до кожної з них достатню кількість людей. Наприклад, NIX Support Team працює в три зміни по п’ять-сім осіб — із 08:00 до 13:00, із 13:00 до 18:00, із 18:00 до 23:00.

Проаналізуйте кількість і тематику запитів, а потім призначте черговим ролі. Нехай кожен відповідає за окремий напрямок. Це допоможе одразу охопити велику кількість запитів і самому волонтеру глибоко зануритися у сферу своїх обов’язків, швидше знаходити потрібну інформацію і шляхи розв’язання питань.

Такий підхід зручний як для волонтерів, так і для всіх, кому потрібна допомога. Подібно до розподілення ролей в IT-проєкті тут так само кожен розуміє, хто на чому спеціалізується, від кого є ймовірність швидше отримати консультацію або хто зможе повністю задовольнити запит.

7Нагадуйте команді, що ви поряд

Сьогодні волонтери — немов місток між тими, кому потрібна допомога, хто розгублений і наляканий, і тими, хто готовий допомагати. Вони мають бути впевненими, сильними і розуміючими. Однак не всі питання може вирішити розробник чи офіс-менеджер. Переживаючи стрес, людина потребує не лише координаційної допомоги. Як волонтер ви маєте потурбуватися і про її психологічний стан.

У нас є своя команда психологів. Фахівці одразу висловили свою готовність допомагати. Для цього був створений Telegram-канал і гаряча лінія, про які ми оповістили команду у внутрішніх чатах і на пошті.

Якщо у вас немає власної команди психологів, можете поширити серед колег посилання на всеукраїнські гарячі лінії, а також сайти і соцмережі професійних психологів, які надають відповідні консультації.

Для наших колег ми поширюємо обидва варіанти психологічної допомоги, адже у кожного має бути вибір. Маючи таку всебічну підтримку, люди почуваються у безпеці, заспокоюються, у них з’являється впевненість, що їх розуміють, що вони не самотні у такій складній ситуації, і що вони завжди можуть розраховувати на вашу допомогу.

І наостанок. Якщо ваша команда знайде притулки у десятках міст України або за її межами, створіть для неї окремий і звичний майданчик для спілкування. У нашому випадку — це чати в Telegram. Тут лише рідні обличчя (знайомі усім аватарки та нікнейми), зрозумілі внутрішні жарти та сленг. Усе це дозволяє нам залишатися на зв’язку, обмінюватися новинами, підтримувати командний дух, списуватися, щоб піти на каву, якщо хтось перебуває в одному місті, та робити багато інших речей, максимально наближених до звичного життя.

Сьогодні кожен має залишатися на своєму місці — там, де він може бути найбільш корисним для оточуючих і всієї держави. Хтось — у своєму IT-проєкті, хтось — у волонтерській групі. Для когось це місце поруч із воїнами ЗСУ або серед добровольців тероборони. У кожного з нас має бути своя роль у цій війні. І саме так спільними зусиллями ми зможемо наблизитися до перемоги.

Читайте також: «Всі взяли себе в руки і працюють на максимум — по 10 годин на день»: як айтішники повертаються до роботи, незважаючи на війну