Снижение стресса и контроль над временем: что такое асинхронная коммуникация и зачем она в IT-компаниях

Асинхронную коммуникацию используют IT-компании, работающие в удаленном режиме, — ее правила помогают специалистам работать сосредоточенно, не упустить важных деталей в потоке информации, но при этом и не сойти с ума от вечных звонков и уведомлений мессенджеров. 

Highload выделил основные принципы и плюсы этого способа общения.

Что такое асинхронная коммуникация

Чтобы решить какой-либо рабочий вопрос, вы отправляете коллеге сообщение, не ожидая немедленного ответа (он может прийти в течение нескольких часов), — это и есть асинхронная коммуникация. К синхронной же относятся встречи, беседы по телефону и переписки в режиме реального времени, то есть подразумевающие моментальный ответ.

Асинхронная коммуникация применяется, чтобы ограничить сотрудников на удаленной работе от отвлекающих факторов и стрессов: постоянных звонков и сообщений, затратных по времени и непродуктивных личных встреч. Тогда приоритет постоянной подключенности сменяется на приоритет продуктивности.

Достичь такого рода коммуникации на качественном уровне не так просто: нужно продвинуто планировать свою работу, чтобы не приходилось в срочном порядке требовать какую-либо документацию с другого сотрудника, отвлекая его от работы. А еще нужно следовать правилам асинхронной коммуникации:

1. Подготовьтесь, прежде чем писать сообщение. Распланируйте работу на несколько дней, определите, что вам необходимо, чтобы успешно ее выполнить. Так вы избавите от аврального темпа работы и себя, и других сотрудников, предупреждая их о необходимости что-то прислать вам или выполнить какую-либо задачу заранее.
2. Соберитесь с мыслями и пишите понятно. Сформулируйте максимально четко, по какому вопросу обращаетесь, что требуется от коллеги и в какие сроки. Добавьте максимум деталей, чтобы у собеседника не возникало уточняющих вопросов, и он ответил сразу по делу. Это называется оверкоммуникация.
3. Перед отправкой сообщения проверьте, открыт ли для коллеги доступ к документам, которые вы прикрепили. Не стоит из-за такой мелочи, как запрос доступа, растягивать процесс коммуникации еще на несколько часов.
4. В конце продуктивного общения подведите итоги. Очертите, какие задачи перед кем стоят, чтобы потом не уточнять.
5. Общайтесь нейтрально. Избегайте негативно окрашенных выражений, потому что отрицательные эмоции могут выбить коллегу из рабочего настроения на несколько часов. Тем более когда нет возможности сразу уточнить, что вы имели ввиду. Если вас что-то не устраивает, просто предложите конструктивный вариант выхода из ситуации, а не шлите претензии. В материале DOU.ua советуют применять метод API (Assume Positive Intent): предполагайте позитивное намерение в отношении любого сообщения, которое вы получаете. А для месседжей, которые отправляете, предполагайте обратное: подумайте, может ли написанное быть неправильно истолковано, и добавьте тепла в сообщение.
6. Отключите уведомления и составьте график проверки почты и мессенджеров. Например, раз в 2-3 часа на протяжение рабочего дня для «рабочего» мессенджера и раз в сутки для e-mail, если туда редко шлют что-то срочное.
7. Проводите время в ожидании ответа продуктивно. В этом опять же поможет грамотное планирование — приступайте к работе, которую задумали наперед.
8. Не устраивайте флуд в общих чатах. Если хотите провести опрос — продуктивнее и быстрее сделать это персонализировано в личной переписке. Так вам точно ответят все сотрудники, и по делу.
9. Если письменное обсуждение обещает вылиться в затянувшуюся переписку, лучше позвонить. Быстрый пятиминутный разговор может избавить вас от необходимости три дня обмениваться сообщениями по одной теме.
10. Оставьте личные встречи для решения действительно важных вопросов и кризисных ситуаций, креативных обсуждений, воркшопов или брейнштормов. Ведь встреча требует минимум 30–60 минут времени коллег, внимания и предварительной подготовки каждого участника. То есть надолго отрывает их от запланированных рабочих задач.

Вот ряд наглядных примеров, как нужно общаться с коллегами в рамках асинхронной коммуникации, и как это делать не стоит.

Идеальной пропорцией синхронной и асинхронной коммуникации в продуктовой IT-компании EVO считают 20/80, а если человек постоянно на встречах и созвонах, то это расценивают как тревожный сигнал.

Какие преимущества дает асинхронная коммуникация

Во-первых, такая форма общения избавит специалистов от ненужного стресса, пишет Хабр. Ведь постоянная доступность означает, что работник не контролирует свое время. Исследования показывают, что многие IT-специалисты компенсируют время, потерянное из-за подобных отвлечений, пытаясь затем работать быстрее. А это приводит к «большему стрессу, разочарованию, трате лишних сил и давлению». То есть синхронная культура общения — прямая дорога к выгоранию. Также не придется опасаться, что в последний момент неожиданно «прилетит» какая-то невыполненная рабочая задача, ведь все уже распланировано.

Во-вторых, асинхронная коммуникация повышает качество обсуждений, ведь собеседники к ней готовятся, а не задают спонтанные вопросы, ожидая немедленного ответа (который зачастую выходит поверхностным). Появляется время тщательно продумать ключевые вопросы и дать вдумчивые ответы.

Сотрудники получают контроль над рабочим временем и могут работать, когда удобно — ведь не нужно постоянно быть на связи, а работа уже распланирована, просто бери и выполняй ее в сроки. В результате специалисты всегда находятся в состоянии глубокой работы, если хватает самодисциплины не отвлечься еще на что-то. Они могут выделять большие отрезки времени на непрерывную работу.

Также, поскольку большинство сообщений происходит в письменной форме, специалист не пропустит ключевые обсуждения и важную информацию.

Кроме того, асинхронная коммуникация расширяет пул возможных кандидатов для компании, ведь можно нанимать сотрудников со всего мира, не обращая внимания на континенты и часовые пояса.