Як правильно делегувати задачі при роботі над проєктом
Микола Калакуцький
21.09.2023 17:40
Для того, щоб керувати проектами не працюючи — треба просто делегувати всі задачі іншим!
Зараз розкажу, як це зробити.
Делегувати можна:
Рутину — збір та оновлення статусів, підготовку звітів та презентацій.
Ведення документації — опис процесів, заповнення специфікацій, тощо.
Комунікацію з клієнтами — звісно, не всю, але частину точно можна зкинути на акаунт менеджерів та саппорт.
Тестування — взагалі ідеально для делегації.
Дослідження та аналіз — для цього є продакт овнери та аналітики.
Делегувати НЕ можна:
Стратегічне планування — це сердце проекту. Тут і ризики треба оцінити і майбутнє проглянути.
Проблемні питання з клієнтом та командою — тут важлива лідерська роль та авторитет проектного менеджера.
Рішення про зміни в команді або в проекті — це, знову ж, про стратегічний погляд, ніхто крім РМ-а не розбирається в цьому краще.
Оцінка роботи команди — так, може бути спокуса передати це HR, але реальну картину бачить тільки PM.
Вибір ключових індикаторів (КРІ) — так, проектний менеджер краще знає, які метрики важливіші для успіху проекту.
Кому можна делегувати задачі?
Крім тих, хто був згаданий вище, є ще ось такі варіанти:
Junior PMs або Assistants: Якщо у вас великий проект або кілька проектів, іноді з’являється можливість найняти помічника.
Члени команди з відповідними навичками: Наприклад, якщо хтось в команді добре орієнтується в документації, можна це завдання передати їм.
Окрема підгрупа для рутини: Інколи створюються міні-команди, які виконують конкретні рутинні завдання.
Зовнішні помічники (Freelancers, VAs): Для деяких завдань, особливо тих, що не потребують глибокого занурення в проект, можна використовувати віртуальних асистентів.
Як грамотно та ефективно делегувати?
Для цього потрібно:
Чітко сформулювати завдання: Що саме треба зробити, до якого часу, і які очікувані результати.
Навчити або пояснити, як виконувати: Якщо завдання специфічне, краще один раз показати, як це робити, ніж потім переробляти.
Проводити моніторинг і надавати фідбек: Особливо на початкових етапах делегування. Необхідно переконатись, що все йде так, як планувалось.
Адаптація і ітерація: Після першого циклу виконання рутинних завдань, треба проаналізувати, чи все ішло гладко, і що можна покращити, а потім обов’язково застосувати покращення.
Переваги делегування
Звільнення часу для фокусування на більш важливих і пріоритетних задачах.
Професійний розвиток команди, набуття ними нових навичок.
Вдосконалення процесів завдяки виявленню слабких місць.
Підвищення мотивації команди — вони почуваються більш особливими коли їм довіряють важливі задачі.
Недоліки делегування
Потреба в контролі та коригуванні.
Втрата авторитету, якщо команда відчуває, що її експлуатують.
Погіршення відносин з клієнтом, якщо завдання не виконане належним чином.
Резюмую: Щоб звільнити час завдяки делегуванню, треба спочатку витратити час на підготовку, а потім витрачати купу часу на контроль, і все одно є ризики.