Для того, щоб керувати проектами не працюючи — треба просто делегувати всі задачі іншим!
Зараз розкажу, як це зробити.
Делегувати можна:
- Рутину — збір та оновлення статусів, підготовку звітів та презентацій.
- Ведення документації — опис процесів, заповнення специфікацій, тощо.
- Комунікацію з клієнтами — звісно, не всю, але частину точно можна зкинути на акаунт менеджерів та саппорт.
- Тестування — взагалі ідеально для делегації.
- Дослідження та аналіз — для цього є продакт овнери та аналітики.
Делегувати НЕ можна:
- Стратегічне планування — це сердце проекту. Тут і ризики треба оцінити і майбутнє проглянути.
- Проблемні питання з клієнтом та командою — тут важлива лідерська роль та авторитет проектного менеджера.
- Рішення про зміни в команді або в проекті — це, знову ж, про стратегічний погляд, ніхто крім РМ-а не розбирається в цьому краще.
- Оцінка роботи команди — так, може бути спокуса передати це HR, але реальну картину бачить тільки PM.
- Вибір ключових індикаторів (КРІ) — так, проектний менеджер краще знає, які метрики важливіші для успіху проекту.
Кому можна делегувати задачі?
Крім тих, хто був згаданий вище, є ще ось такі варіанти:
- Junior PMs або Assistants: Якщо у вас великий проект або кілька проектів, іноді з’являється можливість найняти помічника.
- Члени команди з відповідними навичками: Наприклад, якщо хтось в команді добре орієнтується в документації, можна це завдання передати їм.
- Окрема підгрупа для рутини: Інколи створюються міні-команди, які виконують конкретні рутинні завдання.
- Зовнішні помічники (Freelancers, VAs): Для деяких завдань, особливо тих, що не потребують глибокого занурення в проект, можна використовувати віртуальних асистентів.
Як грамотно та ефективно делегувати?
Для цього потрібно:
- Чітко сформулювати завдання: Що саме треба зробити, до якого часу, і які очікувані результати.
- Навчити або пояснити, як виконувати: Якщо завдання специфічне, краще один раз показати, як це робити, ніж потім переробляти.
- Проводити моніторинг і надавати фідбек: Особливо на початкових етапах делегування. Необхідно переконатись, що все йде так, як планувалось.
- Адаптація і ітерація: Після першого циклу виконання рутинних завдань, треба проаналізувати, чи все ішло гладко, і що можна покращити, а потім обов’язково застосувати покращення.
Переваги делегування
- Звільнення часу для фокусування на більш важливих і пріоритетних задачах.
- Професійний розвиток команди, набуття ними нових навичок.
- Вдосконалення процесів завдяки виявленню слабких місць.
- Підвищення мотивації команди — вони почуваються більш особливими коли їм довіряють важливі задачі.
Недоліки делегування
- Потреба в контролі та коригуванні.
- Втрата авторитету, якщо команда відчуває, що її експлуатують.
- Погіршення відносин з клієнтом, якщо завдання не виконане належним чином.
Резюмую: Щоб звільнити час завдяки делегуванню, треба спочатку витратити час на підготовку, а потім витрачати купу часу на контроль, і все одно є ризики.
Не дякуйте.
Цей текст з особистого блогу, опублікований з дозволу автора.
Цей матеріал – не редакційний, це – особиста думка його автора. Редакція може не поділяти цю думку.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: