Пять рабочих дней — больше не гарантия продуктивности: зачем мы перешли на четырехдневку и что из этого вышло

Привет! Меня зовут Евгений Гайдученко, я Co-founder & COO в Don’t Panic Recruiting Agency и Don’t Panic Sales Agency. И мы с командой пришли к выводу, что офис больше не является обязательным условием продуктивности. Равно как пять рабочих дней больше не являются гарантией эффективных процессов в команде.

Мы давно заметили, что процессы идут, а задачи спокойно закрываются за пределами рабочего времени, ведь наши основные инструменты — телефон, почтовые сервисы и чаты (во всяком случае, так работает сфера рекрутинга и сейлз).

Мы не работаем на фабриках, а поэтому у нас актуальны другие критерии продуктивности, другие скорости и KPI. Многое решает автоматизация. 

К слову, если заглянуть в хроники — стандарт пятидневки стал ответом шестидневной рабочей неделе в канун первой промышленной революции. А это, на минуточку, целых 150 лет назад. 

Так что сегодня самое время для новых стандартов, которые повышают качество жизни и упрощают процессы. Эпоха четвертой индустриальной революции, как ни крути.

Кроме того, мы с командой стали все чаще замечать, что процессы начинают хромать из-за бесконечного потока командных звонков и сообщений во внутренних чатах.

Отсюда возникла идея ввести официальный День Тишины, чтобы подтянуть процессы и закрыть срочные задачи без пиликающих чатов над душой.

Как мы готовились к новому формату

По правде говоря, подготовка получилась достаточно поверхностной. И здесь мы слегка промахнулись, поскольку изначально важно оговорить четкие критерии продуктивности и отчетности. Мы также не сделали никакой предварительной исследовательской работы.

Сильно обнадеживал факт, что в команде Don’t Panic — взрослые самостоятельные люди и какое-то время мы наблюдали опыт иностранных компаний.

Поэтому готовились в основном морально 🙂

Условились с ребятами, что четырехдневный формат работы — это изначально эксперимент. И если продуктивность будет падать, значит в нем нет смысла и нужно либо искать другие варианты, либо возвращаться на исходные позиции.

Для старта быстро инвентаризировали процессы, проговорили основные моменты и нырнули в новый ритм.

С чем было сложно

Что хотелось бы озвучить спустя время: важно учитывать адаптационный период и подготовить команду к тому, что четырехдневка получится не сходу. Возможно, какое-то время все еще придется подтягивать процессы по пятницам, поскольку в новом темпе может не заладиться.

Ну и конечно же, если в компании не уделяют внимания отчетности, или проводят итоги раз в квартал — придется заморочиться. Как минимум определить критерии успеваемости и вести отчетность еженедельно/ежемесячно, чтобы понимать, какие показатели в балансе, а какие поплыли. Акцент, конечно же, на технических показателях и удовлетворенности команды (work-life balance никто не отменял).

В идеале — если показатели не меняются. То есть команда работает меньше, а относится к работе и работает — лучше.

Важно упомянуть еще и то, что у нас относительно простая бизнес-модель в сравнении с компаниями, где более сложная структура и процессы, а также больше людей.

Вообще в Don’t Panic две команды: рекрутинг, где мы находим IT-специалистов для наших клиентов, и сейлз, где мы находим клиентов для клиентов. 

В сейлз-команде темп как раз таков, что пятница приобрела статус не полноценного выходного, а Дня Тишины. Это время, когда можно зашлифовать процессы и подтянуть хвосты в спокойном темпе.

Как дела сейчас

Наш подход успели раскритиковать, похвалить, подвергнуть сомнениям и поддержать.

Спустя 11 выходных пятниц вот какие итоги:

• Текущий формат никак не повлиял на продуктивность, оплату и бонусы команды. Зато существенно повлиял на мотивацию и удовлетворенность жизнью в целом.
• Важное: по-честному, нам все еще не удалось полностью перейти на четырехдневную рабочую неделю. Пока. Иногда все еще приходится выходить в рабочий эфир по пятницам. В среднем — от двух до четырех часов.
• Да, для тех, кто читает выборочно — чаще команда все-таки отдыхает в пятницу. И только иногда приходится зашлифовать какую-нибудь задачу — например, не всегда успевается провести собеседование или звонок, поэтому планируем это на пятницу.

Снова-таки, если решитесь на подобный формат — учитывайте адаптационный период.

Что еще:

• Распределить задачи на четыре рабочих дня не так уж сложно. Сложность в процессах в основном возникает из-за того, что большинство команд все еще работают пять дней в неделю.
• Показатели не изменились — количество кандидатов и клиентов не становится меньше. 

Чуть советов для тех, кто хочет так же:

• Важно инвентаризировать процессы, чтобы понимать динамику в новом формате.
• По-честному проговорить детали и возможные сценарии с командой. Озвучить, что если эксперимент не получится — придется вернуться к исходникам. 
• Продумать план Б. Нельзя просто взять и сперва ввести четырехдневную неделю, а после отобрать такой бонус обратно. В случае, если не получилось, хорошим вариантом будет добавить что-то вроде Дня Тишины или гибридного варианта.
• Адаптационный период. Команда должна быть готова, что не сразу получится сделать пятницу абсолютным выходным. Скорее всего, первое время все-таки придется проверять состояние дел и созваниваться для синхрона.
• Важно учитывать, что не всем нужна четырехдневная рабочая неделя. Есть же люди, которые предпочитают офис удаленной работе. Так же и здесь.

Поэтому любую затею важно начинать с диалога с командой.

Ну и в качестве выводов: нам понравилось. Мы, пожалуй, продолжим 🙂

Этой строкой хочу поблагодарить за помощь в подготовке колонки эпистолярного друга команды Don’t Panic Ксению Куцую.