В этой статье вы не только узнаете, что такое фасилитация. Я покажу, как разные приемы и инструменты фасилитации помогают бизнес-аналитикам улучшить сотрудничество с коллегами и преодолеть трудности в коммуникации с командой.
Что такое фасилитация
Это организация и поддержка группового взаимодействия для достижения общих целей. Фасилитатор обеспечивает этот процесс и создает атмосферу для эффективной работы.
Какими качествами должен обладать фасилитатор?
- Коммуникационные навыки помогут продуктивно общаться со всеми участниками встречи и эффективно влиять на них.
- Навыки управления дискуссией – чтобы уметь планировать сессию, привлекать к обсуждению всех коллег и быстро реагировать на эмоции и реплики в ходе дискуссии.
- Умение создавать благоприятную атмосферу – чтобы участники чувствовали себя комфортно и чувствовали собственную ценность в команде и во время конкретной встречи; это будет дополнительно способствовать их желанию делиться мнениями.
- Выбирать нужные инструменты в соответствии с техникой фасилитации, чтобы они были оптимальны для конкретной группы людей и темы обсуждения.
Задачи бизнес-аналитика, где пригодится фасилитация:
- Сбор требований от стейкхолдеров.
- Генерация идей и формирование общего видения для решения проблемы.
- Повышение эффективности митингов и вовлеченность в принятие решений.
- Стимулирование инициативности участников команды и повышение уровня их удовлетворения задачами, результатом и работой в целом.
Как подготовиться к фасилитации
Если вы взяли на себя эту роль, перед фасилитацией обязательно ответьте себе на следующие вопросы:
- Какова цель фасилитации? Зачем проводится встреча и каковы ключевые цели обсуждения. Важно не терять этот фокус на протяжении сессии как у себя, так и удерживать внимание всех участников дискуссии.
- Какой ожидаемый результат от встречи? Осознавая его заранее, вы поймете, достигли ли успеха. Для этого разработайте критерии оценки и подготовьте план обсуждения.
- Какие могут быть проблемы? Учитывайте подводные камни, которые могут помешать достичь цели. Попытайтесь разработать стратегии избегания этих проблем. Хотя всего предсказать невозможно, лучше быть готовым и гибко реагировать на изменения.
- Кто участники встречи? Должен быть список приглашенных членов команды и понимание их ролей на проекте. В идеале – записать себе их персональные особенности, черты характера. Все это позволит вам лучше влиять на людей и привлекать их к обсуждению.
- Как все будет происходить? Вы должны четко осознавать свои шаги по этапам встречи и выбирать необходимые для конкретной группы людей инструменты фасилитации.
Как проходит фасилитационная сессия
Фасилитационные сессии состоят из пяти этапов:
- Открытие. Фасилитатор задает тон встречи и помогает людям настроиться на работу. Сюда входит приветствие участников, напоминание о целях встречи, описание повестки дня, правил и ролей.
- Сбор данных. На этом этапе группа узнает факты, метрики и события, произошедшие за предыдущий период. Эта информация позволит быстрее добиться цели встречи. Например, если целью является разработка фичи, можно спросить потребности потребителей и их требования к продукту или идее дизайна.
- Генерация идей. Этот этап предназначен для создания идей. Фасилитатор должен стимулировать людей к сотрудничеству, в частности, в группах и поощрять обмен мнениями.
- Подготовка плана действий. Группа выбирает из списка идей список конкретных изменений. Фасилитатор должен помочь участникам сформулировать следующие шаги после встречи. Также необходимо определить, как и кто будет следить за выполнением определенных действий.
- Закрытие. Это финальная стадия. Группа фиксирует итоги сессии и возвращается к рабочим процессам. Фасилитатор может пройтись по результатам встречи, определить главные вопросы и план действий к следующему митингу. И, конечно, благодарит коллег за участие в обсуждении.
Приемы фасилитации: какие бывают и как выбрать нужный путь
Приемов фасилитации существует множество. Я же вспомню ключевые, которые использую в своей практике и опишу их в соответствии с этапами фасилитационной сессии.
Приемы для открытия
- Icebreaker
Позволяет провести оценку настроения участников и активизировать внимание, снять напряжение в группе и создать дружескую атмосферу. Вам будет легче вовлечь участников в диалог и повысить уровень доверия между ними.
Пример: предложите участникам назвать три факта о себе, два из которых истинны, а один – ложь. Такой прием позволяет начать неформальную коммуникацию, когда люди лучше узнают друг друга. Также я не раз предлагала фан-топики по пятницам. К примеру, короткое обсуждение просмотренных фильмов или прочитанных книг. По желанию можно найти много приложений или сайтов с шаблонами айсбрейкеров.
- Одно слово
Предлагаете участникам назвать одно слово, отображающее их отношение к теме обсуждения. Этот прием целесообразен, когда нужно быстро обсудить идеи и мнения. Его можно использовать не только на этапе вскрытия. Этот метод достаточно эффективно снимает напряжение при острых обсуждениях со спорами и угрозой конфликта.
- Несуществующее животное
Один из приемов креативного мышления. С его помощью можно собрать ожидания участников и сформировать позитивный настрой на дальнейшую сессию. Предлагаете коллегам придумать животное и описать его характеристики. Предположим, участники должны подумать, какие цели они преследуют во время встречи и описать их одним глаголом. Далее нужно выбрать животное, на которое эти люди похожи по настроению. После этого остается объединить два слова в одно.
К примеру, я писала эту статью, чтобы поделиться полезной информацией, презентовать свой опыт. Во время работы я была сконцентрирована и хотела сделать качественно, четко, быстро. Это напоминает мне гепарда. Так что мое несуществующее животное — презентогепард.
Приемы для сбора данных
- Хочу все знать
Один из наиболее действенных приемов для создания картины коллективных знаний и вопросов для дальнейшей проработки. Следует нарисовать круг и озвучить вопрос или тему обсуждения. Далее на одной части круга написать “Я знаю”, а на другой – “Я хочу узнать”. После этого начинается сопоставление информации из двух частей. Всегда есть люди, которые что-то знают по одному вопросу, а другие нет, и наоборот. Благодаря сравнению их осведомленности постепенно появляется более полная картина коллективного понимания. В конце можно определить вопросы, которые остались без ответа, и учесть их при подготовке к следующей фасилитации.
- Воздушный шар
Команда анализирует факторы, ускоряющие ее работу и факторы, приводящие к снижению темпов. Дальше начинается свободный брейншторминг. Люди делятся идеями и пытаются прописать стратегии, которые помогут увеличить влияние именно тех факторов, способствующих быстрому движению вперед.
- Mad Sad Glad
Прием часто пригодится во время ретроспективы. Каждый участник должен написать на стикерах, что за последний спринт порадовало, огорчило и разозлило. Так вы быстро получите конкретные фидбеки.
Приемы для генерации идей
- World Cafe
Похоже на мозговой штурм, когда нужно за определенный промежуток времени придумать много идей, объединить разное видение участников. Идея проста: создать атмосферу «мирового кафе», где люди находятся в неформальном пространстве и свободно общаются на тему. Фасилитатор разделяет участников на малые группы, как за столиками в кафе. Участники могут переходить от одного стола к другому, чтобы изменить собеседников. Это позволяет увидеть многообразие мнений. Этот прием можно применить на онлайн-сессиях. К примеру, в Zoom разделять участников на отдельные комнаты, а в общем зале обсуждать мысли и впечатления от услышанного.
- Метафорическая визуализация
Фасилитатор предлагает участникам представить проблему в виде метафоры или изобразить ее на листе бумаги. Важно объяснить, что художественное качество изображения не имеет значения. Главными являются идеи участников и их видение ситуации. Творческая визуализация всегда способствует живому обсуждению.
- Поляризация мнений
Этот прием уменьшает негатив к обсуждаемой проблеме. Произвольно распределяем участников на группы: пессимисты и оптимисты. Первые должны определить негативные аспекты темы, вторые — положительные. Да, оптимисты должны описать, например, выгоды от внедрения идеи на проекте. А пессимисты проработают возможные потери и неприемлемые последствия. Задача фасилитатора – следить за настроениями людей и высказываниями, чтобы дискуссия оставалась конструктивной.
Приемы для подготовки плана действий
- Голосование
Простой прием, позволяющий сфокусироваться на проблеме. Группа выбирает лучшие решения из вариантов, определенных при обсуждении.
- Важное и желанное
Цель – оценить потенциальные решения по определенным критериям. Обычно такой прием применяют после выявления критической проблемы и формулировки нескольких вариантов решения. В этом случае строится матрица с приоритетом на важное и желаемое и с итогом идей в конце.
- Плюс-минус голосования
Участники не выбирают один вариант, а ставят плюсы или минусы напротив каждого, если тот или иной вариант понравился или нет. Так можно вовлечь в процесс принятия решения всех участников и быстро определить наиболее популярные идеи в группе.
Приемы для закрытия
- Кто, что, когда
Позволяет определить исполнителей и дедлайн по принятому плану действий. Фасилитатор разделяет лист бумаги или онлайн-доску на три столбика: «Кто», «Что» и «Когда». В колонке «Что» пишем действия и приоритеты, чтобы увидеть дальнейшие шаги в целом. В столбце Кто указываем исполнителей для каждого действия. «Когда» – это дата, до которой нужно выполнить задачу.
- Что дальше
Метод похож на предыдущий, но немного более простой. Здесь мы только фиксируем результаты встречи и кратко формулируем следующие шаги без деталей. Подходит для случаев, когда решение не требует последовательного сценария действий.
- Рефлексия
Помогает проверить чувства участников перед закрытием сессии. Например, фасилитатор может попросить описать, какими были ожидания от встречи, какие достижения во время сессии запомнились, кто или что поразило в ходе обсуждения (если люди работали в группах), что хотелось бы изменить или увидеть на будущих фасилитациях.
Ключевые техники фасилитации для бизнес-аналитика
Техники фасилитации помогают обеспечить слаженное взаимодействие между людьми, активное участие и коллективное принятие решений в рамках группы или всей команды. Чтобы эффективно вести дискуссию, фасилитаторы прибегают к разным техникам. Выбор зависит от ситуации, и ключевые техники являются следующие:
- Сбор идей. Фасилитатор фиксирует все идеи, высказываемые участниками во время встречи. Это позволит более эффективно вести дискуссию.
- Стекинг. Фасилитатор позволяет высказаться каждому, но по очереди. Это полезно для встреч с большим количеством людей.
- Принятие. Объясняет, что важно признать существование разных мнений без перехода на ту или иную сторону собеседника.
- Перефразирование. Повторяет произнесенное участником, но другими словами. Это помогает уйти от неоднозначности, зафиксировать суть.
- Ободрение. Поддерживает участников, желающих высказаться. Это способствует созданию комфортной атмосферы для оживленной дискуссии.
- Вопросы. Уточняет мнение участника, чтобы определить суть описанной проблемы или ее решение.
- Разговорить молчунов. Фасилитатор обращает внимание на невербальные проявления, говорящие о готовности включиться в процесс и высказаться.
- Линкование. Озвучивает связи между вопросами, которые, возможно, не очевидны для участников. Так можно усугубить тему обсуждения.
- Структурирование. Фасилитатор систематизирует и упорядочивает разные вопросы. Это позволяет определить темы обсуждения и выделить на них конкретное время.
- Уравновешивание. Создает пространство, в котором каждая сторона встречи может выразить свои интересы, потребности и опасения, а затем уже работает над поиском компромисса или решением, которое удовлетворит всех участников.
- Формулировка. Помогает участникам четко сформулировать суть проблемы и уточнить задачи, чтобы добиться более эффективных и целенаправленных результатов. Очень частой практикой является использование открытых вопросов, способствующих глубоким размышлениям и анализу проблемы.
- Подведение итогов. Фасилитатор формирует общее понимание и ясное представление о проделанной работе, достижениях и принятых решениях, что позволяет обеспечить группу цельным взглядом на процесс и его результаты.
Инструменты для проведения фасилитации
Это материалы, средства и программы, которые используются для улучшения процесса и эффективного сотрудничества. Эти инструменты можно разделить на три группы:
- Общение. Сюда входят все известные мессенджеры и приложения для видеоконференций: от Telegram и Slack до Zoom и Webex.
- Доски для совместного пользования. Это сервисы для онлайн-встреч: Miro, Mural, Funretro.io, IdeaBoardz и т.д.
- Голосование и опрос. Здесь можно упомянуть Microsoft Teams+Polly, Google Forms, Slido, SurveyMonkey, Mentimetr и т.д.
Это все вам пригодится для онлайн-сессий. Во время фасилитации вживую главными инструментами фасилитатора становятся обычные листы бумаги или флипчарт, маркеры и стикеры.
О практическом применении этих инструментов и техники фасилитации расскажу в следующей статье вскоре на Highload.
Этот материал – не редакционный, это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: