Фасилитация: что это такое и как правильно ее проводить

В этой статье вы не только узнаете, что такое фасилитация. Я покажу, как разные приемы и инструменты фасилитации помогают бизнес-аналитикам улучшить сотрудничество с коллегами и преодолеть трудности в коммуникации с командой.

Что такое фасилитация

Это организация и поддержка группового взаимодействия для достижения общих целей. Фасилитатор обеспечивает этот процесс и создает атмосферу для эффективной работы.

Какими качествами должен обладать фасилитатор?

• Коммуникационные навыки помогут продуктивно общаться со всеми участниками встречи и эффективно влиять на них.
• Навыки управления дискуссией – чтобы уметь планировать сессию, привлекать к обсуждению всех коллег и быстро реагировать на эмоции и реплики в ходе дискуссии.
Ефективний курс від mate.academy: Frontend.
Розблокуйте світ веб-розробки.
Отримати інформацію про курс
• Умение создавать благоприятную атмосферу – чтобы участники чувствовали себя комфортно и чувствовали собственную ценность в команде и во время конкретной встречи; это будет дополнительно способствовать их желанию делиться мнениями.
• Выбирать нужные инструменты в соответствии с техникой фасилитации, чтобы они были оптимальны для конкретной группы людей и темы обсуждения.

Задачи бизнес-аналитика, где пригодится фасилитация:

• Сбор требований от стейкхолдеров.
• Генерация идей и формирование общего видения для решения проблемы.
• Повышение эффективности митингов и вовлеченность в принятие решений.
• Стимулирование инициативности участников команды и повышение уровня их удовлетворения задачами, результатом и работой в целом.

Как подготовиться к фасилитации

Если вы взяли на себя эту роль, перед фасилитацией обязательно ответьте себе на следующие вопросы:

• Какова цель фасилитации? Зачем проводится встреча и каковы ключевые цели обсуждения. Важно не терять этот фокус на протяжении сессии как у себя, так и удерживать внимание всех участников дискуссии.

• Какой ожидаемый результат от встречи? Осознавая его заранее, вы поймете, достигли ли успеха. Для этого разработайте критерии оценки и подготовьте план обсуждения.

• Какие могут быть проблемы? Учитывайте подводные камни, которые могут помешать достичь цели. Попытайтесь разработать стратегии избегания этих проблем. Хотя всего предсказать невозможно, лучше быть готовым и гибко реагировать на изменения.

• Кто участники встречи? Должен быть список приглашенных членов команды и понимание их ролей на проекте. В идеале – записать себе их персональные особенности, черты характера. Все это позволит вам лучше влиять на людей и привлекать их к обсуждению.

• Как все будет происходить? Вы должны четко осознавать свои шаги по этапам встречи и выбирать необходимые для конкретной группы людей инструменты фасилитации.

Как проходит фасилитационная сессия

Фасилитационные сессии состоят из пяти этапов:

• Открытие.  Фасилитатор задает тон встречи и помогает людям настроиться на работу. Сюда входит приветствие участников, напоминание о целях встречи, описание повестки дня, правил и ролей.

• Сбор данных. На этом этапе группа узнает факты, метрики и события, произошедшие за предыдущий период. Эта информация позволит быстрее добиться цели встречи. Например, если целью является разработка фичи, можно спросить потребности потребителей и их требования к продукту или идее дизайна.

• Генерация идей.  Этот этап предназначен для создания идей. Фасилитатор должен стимулировать людей к сотрудничеству, в частности, в группах и поощрять обмен мнениями.

• Подготовка плана действий.  Группа выбирает из списка идей список конкретных изменений. Фасилитатор должен помочь участникам сформулировать следующие шаги после встречи. Также необходимо определить, как и кто будет следить за выполнением определенных действий.
Високорівневий курс від laba: Фінансовий аналіз.
Оцінюйте фінансову стабільність та перспективи.
Отримати інформацію про курс

• Закрытие. Это финальная стадия. Группа фиксирует итоги сессии и возвращается к рабочим процессам. Фасилитатор может пройтись по результатам встречи, определить главные вопросы и план действий к следующему митингу. И, конечно, благодарит коллег за участие в обсуждении.

Приемы фасилитации: какие бывают и как выбрать нужный путь

Приемов фасилитации существует множество. Я же вспомню ключевые, которые использую в своей практике и опишу их в соответствии с этапами фасилитационной сессии.

Приемы для открытия

• Icebreaker

Позволяет провести оценку настроения участников и активизировать внимание, снять напряжение в группе и создать дружескую атмосферу. Вам будет легче вовлечь участников в диалог и повысить уровень доверия между ними.

Пример: предложите участникам назвать три факта о себе, два из которых истинны, а один – ложь. Такой прием позволяет начать неформальную коммуникацию, когда люди лучше узнают друг друга. Также я не раз предлагала фан-топики по пятницам. К примеру, короткое обсуждение просмотренных фильмов или прочитанных книг. По желанию можно найти много приложений или сайтов с шаблонами айсбрейкеров.

• Одно слово

Предлагаете участникам назвать одно слово, отображающее их отношение к теме обсуждения. Этот прием целесообразен, когда нужно быстро обсудить идеи и мнения. Его можно использовать не только на этапе вскрытия. Этот метод достаточно эффективно снимает напряжение при острых обсуждениях со спорами и угрозой конфликта.

• Несуществующее животное

Один из приемов креативного мышления. С его помощью можно собрать ожидания участников и сформировать позитивный настрой на дальнейшую сессию. Предлагаете коллегам придумать животное и описать его характеристики. Предположим, участники должны подумать, какие цели они преследуют во время встречи и описать их одним глаголом. Далее нужно выбрать животное, на которое эти люди похожи по настроению. После этого остается объединить два слова в одно.

К примеру, я писала эту статью, чтобы поделиться полезной информацией, презентовать свой опыт. Во время работы я была сконцентрирована и хотела сделать качественно, четко, быстро. Это напоминает мне гепарда. Так что мое несуществующее животное — презентогепард.

Приемы для сбора данных

• Хочу все знать

Один из наиболее действенных приемов для создания картины коллективных знаний и вопросов для дальнейшей проработки. Следует нарисовать круг и озвучить вопрос или тему обсуждения. Далее на одной части круга написать “Я знаю”, а на другой – “Я хочу узнать”. После этого начинается сопоставление информации из двух частей. Всегда есть люди, которые что-то знают по одному вопросу, а другие нет, и наоборот. Благодаря сравнению их осведомленности постепенно появляется более полная картина коллективного понимания. В конце можно определить вопросы, которые остались без ответа, и учесть их при подготовке к следующей фасилитации.

• Воздушный шар

Команда анализирует факторы, ускоряющие ее работу и факторы, приводящие к снижению темпов. Дальше начинается свободный брейншторминг. Люди делятся идеями и пытаются прописать стратегии, которые помогут увеличить влияние именно тех факторов, способствующих быстрому движению вперед.

• Mad Sad Glad

Прием часто пригодится во время ретроспективы. Каждый участник должен написать на стикерах, что за последний спринт порадовало, огорчило и разозлило. Так вы быстро получите конкретные фидбеки.

Приемы для генерации идей

• World Cafe

Похоже на мозговой штурм, когда нужно за определенный промежуток времени придумать много идей, объединить разное видение участников. Идея проста: создать атмосферу «мирового кафе», где люди находятся в неформальном пространстве и свободно общаются на тему. Фасилитатор разделяет участников на малые группы, как за столиками в кафе. Участники могут переходить от одного стола к другому, чтобы изменить собеседников. Это позволяет увидеть многообразие мнений. Этот прием можно применить на онлайн-сессиях. К примеру, в Zoom разделять участников на отдельные комнаты, а в общем зале обсуждать мысли и впечатления от услышанного.

• Метафорическая визуализация

Фасилитатор предлагает участникам представить проблему в виде метафоры или изобразить ее на листе бумаги. Важно объяснить, что художественное качество изображения не имеет значения. Главными являются идеи участников и их видение ситуации. Творческая визуализация всегда способствует живому обсуждению.

• Поляризация мнений

Этот прием уменьшает негатив к обсуждаемой проблеме. Произвольно распределяем участников на группы: пессимисты и оптимисты. Первые должны определить негативные аспекты темы, вторые — положительные. Да, оптимисты должны описать, например, выгоды от внедрения идеи на проекте. А пессимисты проработают возможные потери и неприемлемые последствия. Задача фасилитатора – следить за настроениями людей и высказываниями, чтобы дискуссия оставалась конструктивной.

Приемы для подготовки плана действий

• Голосование

Простой прием, позволяющий сфокусироваться на проблеме. Группа выбирает лучшие решения из вариантов, определенных при обсуждении.

• Важное и желанное

Цель – оценить потенциальные решения по определенным критериям. Обычно такой прием применяют после выявления критической проблемы и формулировки нескольких вариантов решения. В этом случае строится матрица с приоритетом на важное и желаемое и с итогом идей в конце.

• Плюс-минус голосования

Участники не выбирают один вариант, а ставят плюсы или минусы напротив каждого, если тот или иной вариант понравился или нет. Так можно вовлечь в процесс принятия решения всех участников и быстро определить наиболее популярные идеи в группе.

Приемы для закрытия

• Кто, что, когда

Позволяет определить исполнителей и дедлайн по принятому плану действий. Фасилитатор разделяет лист бумаги или онлайн-доску на три столбика: «Кто», «Что» и «Когда». В колонке «Что» пишем действия и приоритеты, чтобы увидеть дальнейшие шаги в целом. В столбце Кто указываем исполнителей для каждого действия. «Когда» – это дата, до которой нужно выполнить задачу.

• Что дальше

Метод похож на предыдущий, но немного более простой. Здесь мы только фиксируем результаты встречи и кратко формулируем следующие шаги без деталей. Подходит для случаев, когда решение не требует последовательного сценария действий.

• Рефлексия

Помогает проверить чувства участников перед закрытием сессии. Например, фасилитатор может попросить описать, какими были ожидания от встречи, какие достижения во время сессии запомнились, кто или что поразило в ходе обсуждения (если люди работали в группах), что хотелось бы изменить или увидеть на будущих фасилитациях.

Ключевые техники фасилитации для бизнес-аналитика

Техники фасилитации помогают обеспечить слаженное взаимодействие между людьми, активное участие и коллективное принятие решений в рамках группы или всей команды. Чтобы эффективно вести дискуссию, фасилитаторы прибегают к разным техникам. Выбор зависит от ситуации, и ключевые техники являются следующие:

• Сбор идей.  Фасилитатор фиксирует все идеи, высказываемые участниками во время встречи. Это позволит более эффективно вести дискуссию.
• Стекинг.  Фасилитатор позволяет высказаться каждому, но по очереди. Это полезно для встреч с большим количеством людей.
• Принятие. Объясняет, что важно признать существование разных мнений без перехода на ту или иную сторону собеседника.
• Перефразирование.  Повторяет произнесенное участником, но другими словами. Это помогает уйти от неоднозначности, зафиксировать суть.
• Ободрение. Поддерживает участников, желающих высказаться. Это способствует созданию комфортной атмосферы для оживленной дискуссии.
• Вопросы. Уточняет мнение участника, чтобы определить суть описанной проблемы или ее решение.
• Разговорить молчунов. Фасилитатор обращает внимание на невербальные проявления, говорящие о готовности включиться в процесс и высказаться.
• Линкование. Озвучивает связи между вопросами, которые, возможно, не очевидны для участников. Так можно усугубить тему обсуждения.
• Структурирование. Фасилитатор систематизирует и упорядочивает разные вопросы. Это позволяет определить темы обсуждения и выделить на них конкретное время.
• Уравновешивание. Создает пространство, в котором каждая сторона встречи может выразить свои интересы, потребности и опасения, а затем уже работает над поиском компромисса или решением, которое удовлетворит всех участников.
• Формулировка. Помогает участникам четко сформулировать суть проблемы и уточнить задачи, чтобы добиться более эффективных и целенаправленных результатов. Очень частой практикой является использование открытых вопросов, способствующих глубоким размышлениям и анализу проблемы.
• Подведение итогов. Фасилитатор формирует общее понимание и ясное представление о проделанной работе, достижениях и принятых решениях, что позволяет обеспечить группу цельным взглядом на процесс и его результаты.

Инструменты для проведения фасилитации

Это материалы, средства и программы, которые используются для улучшения процесса и эффективного сотрудничества. Эти инструменты можно разделить на три группы:

• Общение. Сюда входят все известные мессенджеры и приложения для видеоконференций: от Telegram и Slack до Zoom и Webex.
• Доски для совместного пользования. Это сервисы для онлайн-встреч: Miro, Mural, Funretro.io, IdeaBoardz и т.д.
• Голосование и опрос. Здесь можно упомянуть Microsoft Teams+Polly, Google Forms, Slido, SurveyMonkey, Mentimetr и т.д.

Это все вам пригодится для онлайн-сессий. Во время фасилитации вживую главными инструментами фасилитатора становятся обычные листы бумаги или флипчарт, маркеры и стикеры.

О практическом применении этих инструментов и техники фасилитации расскажу в следующей статье вскоре на Highload.