Кубики пресса и отсутствие валерьяны говорят о том, что это работает: мои методы справиться со стрессом и не выгореть

Думаю, вам знакома ситуация, когда у тебя 1500 тасок в бэклоге, все дедлайны просрочены, рабочие мессенджеры разрываются, а еще нужно подготовить репорт клиенту. И ты несешься со встречи на встречу, и все несется с тобой. Знакомо, правда?  

В такой ситуации я сначала выдыхаю, заканчиваю текущую встречу, закрываю ноут на минут 15 и просто ничего не делаю. Ничего.

Потом возвращаюсь в этот ад и смотрю, что «горит» сделать сейчас, а что можно оставить «гореть» до завтра. Какую встречу важно провести, а какую можно безболезненно перенести, освободив себе час. И начинаю есть слона по кусочкам, с чувством, с толком, с расстановкой.    

Но что же делать, чтобы ситуация не доходила до такого? За годы работы у меня появились свои лайфхаки, которые помогают мне не дойти до точки «стресс», а уж если дошла, то поскорее с ним справиться. С удовольствием поделюсь с вами, вдруг что-то отзовется.

Держать work-life balance

Это не значит, что я работаю только с 9:00 и до 18:00. Нет. Если нужно, я иду на ранние/поздние звонки с клиентом, делаю презентации или отчеты до ночи (да-да, такое тоже случается). Но я сама создаю свой рабочий график:

• первая основа — это встречи, которые мне назначил клиент;
• дальше я планирую встречи с коллегами, делая небольшие перерывы между;
• затем планирую время для своих рабочих задач.  

Я более продуктивная с утра, потому задачи, требующие внимания и концентрации, идут в первой половине дня, а для встреч в основном оставляю вторую половину.

Мои ребята из команды находятся в разных странах, поэтому вторая половина дня прекрасно подходит всем. Смотрю, что в итоге получилось по распорядку дня, и дальше вношу свои дела — тренировка, личная встреча и т.д.

Для моего менеджера важно, что я все успеваю, все задачи закрываю вовремя, и в рабочие часы я всегда на связи. А моя команда знает, что я always here for them. 

Читайте также: Хватит использовать to-do list — он только вредит: чем его заменить и перестать вкалывать с утра до ночи

П — планирование и приоритеты 

У меня стресс появляется в первую очередь от суеты. Что делать? Успею ли я? Смогу ли я? Как это решить? И вот тут начинается просто жвачка из кучи страхов. Поэтому я веду свою Trello-доску со всеми задачами. Я расставляю приоритеты, планирую время, не отвлекаюсь.  

Как я расставляю приоритеты? Первый маркер — это время сдачи задачи. Что горит быстрее — у той задачи приоритет важнее. Второй — кто стейкхолдер? Внешний или внутренний клиент, коллега, тиммейт и так далее. Зная историю сотрудничества с каждым, я понимаю, на кого нужно обратить внимание в первую очередь.  

Если зависла на одной задаче и не могу решить — откладываю, меняю фокус. Когда возвращаюсь, зачастую решение очевидно.   

Непредвиденные ситуации 

Это жизнь, как говорится. План планом, но нужно быть готовым к форс-мажорам. Приведу один пример из личного опыта.

Позвали меня как-то на звонок с потенциальным клиентом. Моя задача была просто поприсутствовать на звонке вместе со своим архитектором, чтобы послушать, как он презентует наше техническое решение клиенту и дать обратную связь. Все. Я минимально была в контексте истории взаимоотношений с клиентом. Но тут что-то пошло не так и наш менеджер по работе с клиентами решил, что я ответственный проектный менеджер, и когда нужно было презентовать наш SOWStatement of work, любезно передал мне слово.

Сказать, что я опешила (плохих слов в статье девочки не пишут) — это ничего не сказать. Но в любой стрессовой ситуации я, благо, моментально включаюсь.

Я быстро успела найти в общей переписке документ, показать клиенту и импровизировать вместе со своим архитектором, который сразу пришел на помощь. Ну, а далее таки стала тем самым проектным менеджером, потому что стало самой интересно, потому что смогла заинтересовать клиента, потому что это был новый для меня опыт.

То есть к чему это я — план и приоритеты работают, но никто не отменял неожиданностей, которые ломают все ваши планы. И тут важно быть гибким и суметь оперативно подстроиться под обстоятельства, и создать новый план с новыми приоритетами.  

Метод Pomodoro 

Десять тасок в параллели? Как успеть все сделать? А еще все рабочие и нерабочие мессенджеры атакуют. Один из моих коллег подсказал мне отличную технику — Pomodoro. Работает на ура! Особенно, когда тебе нужно сконцентрироваться и сделать что-то важное. Если коротко, техника работает следующим образом:  

• определитесь с задачами, которые планируете выполнять, расставьте приоритеты;
• отключите на это время все нотификации и отложите телефон;
• установите таймер на 20-25  минут;
• работайте, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера; 
• сделайте короткий перерыв (5 минут);
• после каждого четвертого «помидора» делайте длинный перерыв (15-30 минут).

За пару таких «помидоров» я успешно подготовилась к сертификации и сделала финансовое планирование на следующий год. 

Есть много удобных приложений, которые помогут планировать все ваши «помидоры». Я пользуюсь TomoNow 2. 

«Я сейчас занята»

Одно дело отключить все мессенджеры и спрятать телефон, а как же быть с коллегами/домашними рядом? Коллега подсказал еще один классный лайфхак, как договориться с окружающими, чтобы они тебя не отвлекали.

У него есть настольная лампа. Если она включена — он занят, отвлекать нельзя. Или же сейчас он купил метроном. Пока он работает — мы не подходим.  

Я же надеваю наушники. Если я в них — я на звонке или занята. Как только освобожусь — сразу приду/отвечу/помогу. 

Это правило. Все о нем знают и все его уважают. 

Не пытаться все сделать самой и просить о помощи — это нормально 

Давайте так: мне пока некому делегировать (хотя минуточка рекламы: я сейчас нахожусь в поиске своего начинающего PM, которого научу всему, что знаю, и с удовольствием разделю свой список задач). Но я ращу самостоятельную команду. Мы партнеры. Я не подаю за них отчеты или не иду вместо них вести переговоры. 

Но я всегда вовремя напомню о дедлайне, пришлю инструкцию, как что-то нужно сделать, помогаю в планировании и приоритезации задач. И да — я контролирую. Не каждый шаг. Определенные события. Я не держу за руку 24/7, не спрашиваю, кто когда начал и закончил свой рабочий день, не нянчусь. Но я всегда рядом, всегда подскажу, помогу, поддержу, если нужно пойду разбираться и защищать интересы своей команды.  

А еще не знать всего — это тоже нормально. Какой бы я ни была умной девочкой, я давно приняла этот факт и отлично с ним живу.

А еще у меня есть классные коллеги рядом. Я всегда могу спросить совета, их мнения о ситуации или помощи. Поверьте, мне еще никто не отказал. Ответственность за принятое решение остается на мне. Но принимая его, у меня есть видение всей ситуации в целом, всей картинки.  

Бронировать время для обеда в своем календаре 

Все знают, что у PM много рабочих встреч. Постоянно забитый календарь. Но, ребят, голодный PM — явно не добрый PM. Я бронирую себе время для обеда. Это мой час. Будем честны — я не всегда использую весь час и только на еду. Но это мой час. Иногда он нужен для ответа на важные письма, для того, чтобы выдохнуть и переключить фокус внимания. Иногда я грешу и отдаю его под какую-то спонтанную важную встречу. Но и в этом есть свой плюс — всегда есть секретный резерв для важного дела.  

---

Я вам рассказала, как я справляюсь со стрессом на работе. А что, если у вас есть стресс в личной жизни? Или того хуже, когда стресс на работе перетекает в стресс в личной жизни? Тут я собрала несколько советов, которые могут помочь.  

Майндфулнес 

Достаточно модная сейчас штука. Сейчас расскажу, что это такое.

Майндфулнес или осознанность — это быть внимательным, присутствовать, интересоваться, наблюдать, запоминать, быть здесь и сейчас. Главный результат — не отождествлять себя с мыслями и эмоциями, чтобы не реагировать автоматически, а иметь выбор.

Для меня это не просто практика — это стиль жизни.  

Начинала я с медитации. Короткой — утром и вечером. Ребят, важно помнить, что в медитации нормально «улетать». Нормально «думать мысли». Ведь вы же не можете остановить работу сердца или почек? Так и мозг. Тут важна концентрация, фокус и расслабленность. Все остальное со временем придет.   

Дальше я научилась быть в фокусе, но при этом без напряжения. Научилась, осознавать, что и как я делаю, как реагирую, какие эмоции проживаю.  

Но если вы сейчас думаете, что я — вселенский дзен, то нет. Когда в который раз не получается сосредоточиться, я вместо практики вспоминаю все плохие слова, которые знаю, психую и думаю: «Да ну ее, эту медитацию». Но потом снова возвращаюсь и снова пробую. Потому что, как говорят «practice makes perfect».  

С майндфулнесом меня познакомил Николас Дзагания. Вдруг вы захотите попробовать? 

Терапия  

Психотерапевт — это не знак того, что вы настолько заработались, что уже «ку-ку». Это знак того, что вы осознанный человек. Психотерапевт — это именно тот специалист, который задавая вам вопросы, направляет вас, помогает прожить эмоции и решить ситуации, которые вас волнуют. И могу сказать, что это тоже работа. Только над собой. 

Опять-таки, это не занятие на постоянке. У каждого свой запрос и продолжительность терапии. Так же, как и свой терапевт. 

Читайте также: «Смотрю на список задач, а внутри — пустота или отвращение»: 13 советов психотерапевта при выгорании

Занятия спортом 

Никогда бы раньше не подумала, что спорт так плотно войдет в мою жизнь. Будем честны: входил он со слезами и соплями, которые я наматывала на кулак и шла на очередную тренировку.  

После сложных переговоров иду на бокс. А может быть, на кроссфит или барреСочетание балетных упражнений, функционально-силового тренинга, пилатеса и йоги.. А может, скалолазание, серфинг, танцы, батуты или бассейн. В общем, найдите для себя то, что вам больше по душе, и занимайтесь. 

Появившиеся кубики пресса и отсутствие валерьяны на прикроватной тумбочке говорят мне о том, что этот инструмент рабочий.  

Постоянный рост и обучение 

У меня команда очень крутых DevOps-экспертов. Я ращу их, подталкиваю к новым достижениям и целям. Также и сама не сижу ровно — я постоянно ставлю себе цели на месяц, квартал, год. Потом анализирую, что я сделала, а где переоценила свои силы. Это помогает не распыляться. Все везде не успеешь.  

Потому я всегда стараюсь оценить свои силы и разделить их, чтобы быть успешной не только в ежедневной работе, но и в достижении более глобальных целей.  

Если вы скажете мне: «Пробовал, это не работает!» — я поверю. Ведь все эти советы — не догма и успешный успех. Но они помогают мне жить жизнь, работать работу, есть еду, заниматься спортом и окружать себя классными людьми. И, да, стресс тоже есть, но я знаю, что с ним делать. 

Читайте также: «Были моменты, когда я переживала настоящий профессиональный ад»: как стать проджект-менеджером и по пути не сдаться